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Neuerungen:

Zeigen Sie Chatflows gezielt basierend auf der Verfügbarkeit Ihres Teams an

In der Vergangenheit gab es Verwirrung, da Chatbots Conversations zu Mitarbeitern geschickt haben, die gar nicht erreichbar waren. Bisher konnte dies manuell geregelt werden, indem alle Teammitglieder sich als „offline“ setzen, sobald Sie nicht mehr erreichbar sind. Allerdings sind wir alle menschlich und es ist einfach darauf zu vergessen, bevor man das Büro für den Tag verlässt – was dazu führt, dass Bots weiterhin Informationen sammeln und Leads und KundInnen zu Mitarbeitern weiterleiten, die gar nicht an ihrem Platz sind.

Mit diesem Update ist allerdings Schluss damit: Setzen Sie fixe Büro-Zeiten in Postfächern für Ihr Team, damit Chatbots keine Live-Chats zu Team-Mitgliedern schicken, die nicht mehr erreichbar sind:

  1. Zeigen Sie Chatbots basierend auf Team-Verfügbarkeit an (immer an, nur an während der Geschäftszeiten oder basierend auf dem Verfügbarkeitsstatus von Teammitgliedern)
  2. Verwenden Sie wenn/dann-Verzweigungen, um Besucher basierend auf Team-Verfügbarkeit weiterzuleiten

1. Chatflows auf Team-Verfügbarkeit basierend anzeigen

Stellen Sie direkt in Ihrem Conversations Postfach ein, wann Chatflows erscheinen sollen

Es hängt von Teamgröße, Bandbreite und noch viel mehr ab – nicht alle von Ihnen wollen Chatflows rund um die Uhr live auf Ihrer Seite. Mit diesem Feature können Sie Chatflows erstellen, die die Verfügbarkeit Ihres Teams berücksichtigen.

Chatflows nur während der Geschäftszeiten anzeigen

Sollen Ihre BesucherInnen nur mit einem Bot interagieren, wenn sie direkt an ein Teammitglied weitergeleitet werden, können Sie einstellen, dass Ihr Chatbot nur während der Geschäftszeiten angezeigt wird, während Ihr Team für sofortige Chatbot-Weiterleitungen verfügbar ist.

Um dies einzustellen, beginnen Sie bei den Chat Einstellungen in Ihrem Conversations Postfach und klicken Sie auf den „Verfügbarkeit“-Tab, wo Sie „Während der Geschäftszeiten“ wählen. In den darunter erscheinenden Dropdown Menüs können Sie die Geschäftszeiten, während denen der Chatbot angezeigt werden soll, genau festlegen.


Chatbot Avail 3

© HubSpot

Navigieren Sie anschließend zu den Chatflows, die nur während der Geschäftszeiten angezeigt werden sollen und klicken Sie auf bearbeiten. Im Schritt „Optionen“ gibt es eine „Verfügbarkeit“-Sektion. Innerhalb des Dropdown Menüs wählen Sie „Nur anzeigen, wenn Teammitglieder für den Chat verfügbar sind“.


Chatbot Avail 4

© HubSpot

Beachten Sie: Wenn Sie Ihre Postfach-Einstellungen bei „während Geschäftszeiten“ oder „basierend auf Teammitglied-Verfügbarkeit“ belassen wollen, aber gewisse Chatflows immer angezeigt werden sollen, wählen Sie innerhalb des Chatflows „immer“. Diese Einstellung überschreibt die allgemeinen Postfach-Einstellungen.

Mehr Details und Ratschläge wie Sie Ihren Chatbot aufsetzen, der nur während der Geschäftszeiten angezeigt wird, finden Sie in diesem Artikel.

Chatflows rund um die Uhr anzeigen

Zeigen Sie Ihre Chatbots rund um die Uhr auf Ihrer Website an, um Ihre Online-Präsenz auch nach Dienstende aufrecht zu erhalten. Durch die dauernde Anzeige sammeln Sie auch weiterhin Leads und erstellen Tickets für KundInnen nachdem Ihr Team sich für den Tag bereits abgemeldet hat. Chatbots können einfache Informationen über Ihre Kundinnen oder Leads sammeln, während Ihr Team abwesend ist, und geben Ihrem Team Bescheid, wenn es etwas zu tun gibt.

Der erste Schritt ist in Ihrem Conversations-Postfach einzustellen, dass Bots immer an sind. Diese Einstellung finden Sie bei den Chat Einstellungen in Ihrem Postfach. Im Tab „Verfügbarkeit“ wählen Sie „immer“.

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Free Ads Tools Now Available In HubSpot CRMChatbot Avail 1

© HubSpot

Bearbeiten Sie anschließend zu dem gewünschten Chatflow und stellen Sie im Schritt „Optionen“ die Verfügbarkeit auf „immer anzeigen“.

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Free Ads Tools Now Available In HubSpot CRMChatbot Avail 2

© HubSpot

 Beachten Sie: Wenn Sie Ihre Postfach-Einstellungen bei „immer“ belassen wollen, aber gewisse Chatflows immer angezeigt werden sollen, wählen Sie innerhalb des Chatflows „Nur anzeigen, wenn Teammitglieder für den Chat verfügbar sind“. Diese Einstellung überschreibt die allgemeinen Postfach-Einstellungen.

Mehr Details und Ratschläge wie Sie Ihren Chatbot aufsetzen, der immer angezeigt wird, finden Sie in diesem Artikel.

2. Besucher mit Wenn/dann-Verzweigungen basierend auf Team-Verfügbarkeit weiterleiten

Stellen Sie in Ihren Chatflows zwei verschiedene Pfade ein, basierend auf Verfügbarkeit

Dieses Update bringt einen neuen Wenn/dann-Verzweigungstypen namens „Verfügbarkeit des Agenten“. Wenn Sie einen Chatflow erstellen oder bearbeiten, können Sie Ihre BesucherInnen basierend auf der Verfügbarkeit Ihres Teams oder bestimmten Mitarbeitern über andere Wege routen.

Ähnlich wie im ersten Update folgt die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter den Einstellungen im Conversations Postfach. Wenn Sie also einen Bot außerhalb der Geschäftszeiten mit der Postfach-Option „während der Geschäftszeiten“ anzeigen, wird der Bot auch so agieren, als sei das Teammitglied offline, wenn vergessen wurde, sich vor dem Verlassen des Büros auf offline zu setzen.

Um dies einzustellen, navigieren Sie zu den Einstellungen des gewünschten Chatflows. Fügen Sie eine neue Aktion hinzu und wählen Sie in den grundlegenden Komponenten „Wenn/dann-Verzweigung“. Konfigurieren Sie den Pfad, dem Ihr Chatflow folgen soll. Sie können zum Beispiel festlegen, dass BesucherInnen an einen Agenten weiterleitet werden oder, wenn kein Agent verfügbar ist, die E-Mail Adresse gesammelt wird, damit sich Ihr Team melden kann, sobald es erreichbar ist.

 

Für wen ist das Update verfügbar?

Die Anzeigeeinstellungen im Postfach sind für alle HubSpot BenutzerInnen verfügbar.

Die neue Wenn/dann-Verzweigung steht allen Service Hub und Sales Hub Professional Usern zur Verfügung.

Beide Updates sind in allen von HubSpot unterstützten Sprachen verfügbar.


 

 


Stephanie Stix

Über die Autorin:

Stephanie Stix ist Junior Marketing Automation Consultant bei .brandREACH und für die Umsetzung von Projekten, Kundenbetreuung und Updates von Websites zuständig.

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