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Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe von ChatGPT erstellt.
Der interne FAQ-Assistent in HubSpot Breeze: Wenn dein CRM endlich Antworten liefert
Wer kennt es nicht? Eine schnelle Frage zu einem Kunden, einem Rabatt oder einem internen Prozess – und schon beginnt die Suche im CRM, im Wiki oder bei Kolleg:innen. Genau an diesem Punkt setzt der neue interne FAQ-Assistent in HubSpot Breeze an. In der aktuellen Podcast-Folge von brandREACH Studio sprechen Sandra Simlinger und Michael Vaclav darüber, wie dieser smarte Helfer das Arbeiten im CRM deutlich effizienter machen kann.
Ein Assistent, der wirklich hilft
Michael Vaclav hat sich in den letzten Wochen intensiv mit HubSpot Breeze beschäftigt – und ist dabei auf ein Feature gestoßen, das ihm besonders aufgefallen ist: den internen FAQ-Assistenten. Dieser digitale Helfer ist direkt in HubSpot integriert und darauf spezialisiert, interne Fragen automatisch zu beantworten.
Das Prinzip ist einfach: Der Assistent greift auf sämtliche CRM-Daten, Aktivitäten und Kommunikationsverläufe zu und kann zusätzlich mit Dateien wie PDFs, Word-Dokumenten oder Präsentationen gefüttert werden. Dadurch entsteht ein umfassender Wissenspool, aus dem der Assistent die passenden Antworten generiert – inklusive Quellenangabe, damit jede Information nachvollziehbar bleibt.
Konfiguration mit Mehrwert
Was den FAQ-Assistenten besonders macht, ist seine Anpassungsfähigkeit. Unternehmen können das Erscheinungsbild, den Namen und den Begrüßungstext individuell gestalten. Viel wichtiger ist jedoch die Möglichkeit, den Prompt – also die inhaltliche Steuerung – selbst zu definieren. So lässt sich genau festlegen, wie der Assistent antwortet, in welcher Sprache, in welchem Ton und auf Basis welcher Daten.
Wer möchte, kann dem Assistenten auch erlauben, das Internet zu durchsuchen, um öffentliche Informationen einzubeziehen. Diese externen Quellen werden jedoch deutlich markiert, um Verwechslungen mit internen CRM-Daten zu vermeiden.
Wissen einfach nutzbar machen
Im Alltag entstehen unzählige kleine Informationslücken: Wo finde ich die Vertragsdetails eines Kunden? Welche Rabatte gelten für Projekt X? Wie ist der aktuelle Status eines Tickets? Solche Fragen führen oft zu aufwendigen Suchvorgängen – oder zu Rückfragen bei Kolleg:innen.
Genau hier zeigt der FAQ-Assistent seine Stärke. Statt mehrere Personen zu beschäftigen, kann eine einzelne Frage direkt im Breeze Studio Sidebar gestellt werden. Das spart Zeit, reduziert Kommunikationsaufwand und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden auf dieselben, konsistenten Informationen zugreifen.
Vielfältige Einsatzmöglichkeiten
Michael nennt im Podcast ein besonders spannendes Beispiel: Den Assistenten als Onboarding-Agent. Neue Mitarbeiter:innen könnten über ihn alle wichtigen Informationen zum Start abrufen – von internen Abläufen über Tool-Zugänge bis hin zum WLAN-Passwort.
Gleichzeitig lässt sich der Agent aber auch für viele weitere Use Cases nutzen. Zum Beispiel kann er Fragen zu Kundendaten, Deals oder Aktivitäten oder hinterlegten Prozessdokumenten zugreifen und passgenaue Antworten liefern.
Kurzum: Er hilft dabei, Wissen zentral und aktuell bereitzustellen. Und das ohne Zeitverlust oder andere Ressourcen zu blockieren.
In Tests konnte der Assistent sogar komplexe Fälle erkennen: Ein Kunde hatte mehrere Projekte mit unterschiedlichen Stundensätzen – der Assistent fand alle relevanten Datensätze und erklärte, warum keine pauschale Antwort möglich war.
Grenzen – und ein Blick in die Zukunft
Noch kann der FAQ-Assistent nicht direkt auf externe Wissensquellen wie Wikis zugreifen. Doch das ist laut Michael nur eine Frage der Zeit. HubSpot arbeitet laufend daran, mehrere Wissensspeicher gleichzeitig anzubinden. Schon jetzt zeigt sich: Die Kombination aus CRM-Daten, internen Dokumenten und intelligenter Verarbeitung eröffnet völlig neue Wege, Wissen im Unternehmen zugänglich zu machen.
Fazit
Der interne FAQ-Assistent in HubSpot Breeze ist weit mehr als ein nettes Zusatz-Tool – er ist ein Schritt hin zu einer intelligenten, selbstlernenden Arbeitsumgebung, die Wissen dort verfügbar macht, wo es gebraucht wird: im Moment der Frage.
Ob als Onboarding-Hilfe, Prozessbegleiter oder täglicher Support für Teams – dieser Assistent kann die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Daten umgehen, nachhaltig verändern.
Weiterführende Informationen und Community-Angebote
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