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Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe von ChatGPT erstellt.
So stellst du sicher, dass deine HubSpot-Workflows wirklich funktionieren.
Automatisierung kann ein echter Gamechanger sein – vorausgesetzt, sie funktioniert auch zuverlässig.
In unserer aktuellen Podcast-Folge widmen wir uns einer der häufigsten Fragen, die uns von Kunden und HubSpot-Nutzer:innen gestellt wird:
„Wie stelle ich sicher, dass meine Workflows fehlerfrei laufen – auch im Ernstfall?“
Sandra Simlinger und Michael Vaclav geben spannende Einblicke und praxisnahe Tipps, wie du deine Prozesse nicht nur baust, sondern auch gegen Stolperfallen absicherst.
Der „Happy Case“ reicht nicht
Jeder Workflow beginnt mit einer Idee – einem Ziel, einem Prozess, der automatisiert werden soll. Zum Beispiel: Eine Person füllt ein Formular aus und erhält daraufhin ein Whitepaper per E-Mail.
Klingt einfach. Und genau dieser „Happy Case“ wird oft getestet. Was dabei gerne übersehen wird: Was passiert, wenn etwas nicht nach Plan läuft?
Sandra empfiehlt daher:
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Immer mehrere Szenarien durchdenken: Was, wenn die Person bereits im System ist? Was, wenn sie keine Marketing-Mails empfangen darf?
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Auch ungewöhnliche Fälle berücksichtigen: Was, wenn kein Double Opt-in vorhanden ist? Was, wenn ein Lead das Formular mehrfach einsendet?
Fazit: Wer nur den Idealfall prüft, lässt viel Potenzial für Fehler offen.
Aktionsausgaben: Das unterschätzte Sicherheitsnetz
Ein echtes Profi-Feature in HubSpot ist die „Aktionsausgabe“ in Workflows. Es ermöglicht dir, den Erfolg oder Misserfolg einer Aktion zu überprüfen.
Beispielsweise kannst du dir eine interne Benachrichtigung vom Workflow senden lassen, wenn dieser etwa eine Marketing-E-Mail nicht an einen Kontakt senden konnte.
Und das ermöglicht dir wiederum, zu reagieren, bevor ein potenzieller Lead verloren geht.
Sandra nennt das zu Recht einen Gamechanger für alle, die professionell mit Workflows arbeiten.
Wichtiger Hinweis: Soft Bounces ≠ Fehler
Ein Stolperstein, der selbst erfahrene Nutzer:innen überrascht: Soft Bounces gelten in HubSpot nicht als Fehler, sondern als erfolgreiche Zustellung.
Das kann irreführend sein, wenn man sich auf die Aktionsausgabe verlässt. Deshalb lautet unsere Empfehlung, auch im Zweifel die Zustellstatistik zu prüfen und manuelle Nachverfolgung in Betracht zu ziehen.
Warum wird hier kein Fehler angezeigt? Die Antwort ist einfach: Weil es technisch gesehen auch keiner ist. Ja, die E-Mail wird nicht zugestellt, aber das liegt nicht an einem Fehler, sondern beispielsweise daran, dass das Postfach der Empfänger:in überfüllt ist und keine neuen Nachrichten aufnehmen kann.
Komplexe Prozesse: Lead Routing, Custom Code & Co.
Je umfangreicher dein Workflow, desto größer das Risiko, dass irgendwo ein kleines Detail vergessen wird. Und das kann zu groben Problemen führen.
Wenn beispielsweise komplexe Lead-Rotation-Prozesse nach Produktgruppen, Ländern oder ICP-Kriterien eingesetzt werden oder Custom-Code-Actions, die mit externen Services (API, Server, ...) interagieren oder auch Daten automatisiert manipuliert werden (z.B. das Kopieren von Eigenschaften), kann die Aktionsaugabe helfen, Schwachstellen sichtbar zu machen, bevor sie negative Auswirkungen haben.
Fazit: Absichern = verantwortungsvoll automatisieren
Automatisierung kann deinen Alltag dramatisch erleichtern. Aber nur, wenn du dich darauf verlassen kannst, dass die Automatisierung auch zuverlässig funktioniert und exakt das macht, was sie auch soll.
Deswegen empfehlen wir dir, mit einem klaren Blick auf Fehlerfälle, Ausnahmen und Systemantworten deine Workflows zu planen, damit du das Maximum an Zuverlässigkeit erreichst.
- Plane also immer unbedingt alle erdenklichen Fehlerfälle ein.
- Nutze Aktionsausgaben gezielt als Kontrollinstrument
- Automatisiere, was geht, aber bleibe aufmerksam den Dingen gegenüber, die nicht funktionieren.
In welchen Hubs stehen "Aktionsausgaben" zur Verfügung?
Hier kommt die gute Nachricht: Sie stehen immer zur Verfügung. Die Workflow-Engine in HubSpot gibt es in jedem Hub ab der Professional Version und damit erhältst du auch Aktionsausgaben.
Es gibt also keine Ausrede, wenn du sie nicht verwendest 😜
Weiterführende Informationen und Community-Angebote
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