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Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe von ChatGPT erstellt.
Automatische E-Mail-Protokollierung in HubSpot – ein Update mit großem Effekt für Unternehmen
Die effiziente Dokumentation von Kundenkommunikation ist für große Unternehmen und Konzerne ein entscheidender Erfolgsfaktor. Dennoch war die Protokollierung von E-Mails im CRM-System bislang oft mit einem spürbaren Mehraufwand verbunden. Mit einem neuen HubSpot-Update ändert sich das nun grundlegend: 1:1-E-Mails lassen sich ab sofort vollständig und automatisch im CRM protokollieren .
Was sich bisher schwierig gestaltete
Bislang war die Protokollierung von eingehenden Nachrichten nur indirekt möglich. Wurde eine E-Mail von einem Kontakt empfangen, erfolgte die Dokumentation im CRM erst dann, wenn darauf geantwortet wurde. Für viele Unternehmen bedeutete dies ein erhebliches Risiko, da wertvolle Informationen verloren gehen konnten, wenn Mitarbeitende keine Antwort sendeten oder Umwege über Add-ons und manuelles Weiterleiten notwendig wurden .
Das neue Feature im Überblick
Mit dem Update können Unternehmen in den Aktivitätseinstellungen nun festlegen, ob ausschließlich Antworten oder alle E-Mails automatisch protokolliert werden sollen. Entscheidet man sich für die zweite Option, werden sämtliche Nachrichten aus verknüpften Postfächern, die an bestehende CRM-Kontakte gesendet oder von ihnen empfangen werden, automatisch dokumentiert. Ausnahmen bilden lediglich Kontakte, die in einer speziellen „Nie protokollieren“-Liste hinterlegt sind .
Ein weiterer Vorteil: Das Update gilt nicht für einzelne Nutzerinnen und Nutzer, sondern global für den gesamten Account. Unternehmen können also zentral entscheiden, ob sie beim bisherigen Modell bleiben oder vollständig auf die automatische Protokollierung umstellen. Damit entsteht eine einheitliche Vorgehensweise, die auch für internationale Teams und große Abteilungen klare Strukturen schafft .
Einheitlichkeit und Skalierbarkeit für große Organisationen
Gerade für Konzerne ist die Skalierbarkeit dieses Updates von großer Bedeutung. Statt individuelle Lösungen oder abteilungsabhängige Add-ons zu nutzen, können nun alle Mitarbeitenden weltweit von derselben automatisierten Logik profitieren. Diese Vereinheitlichung erleichtert nicht nur die internen Prozesse, sondern verbessert auch die Datenqualität im CRM erheblich.
Ein weiterer Pluspunkt: Das Feature ist in allen HubSpot-Paketen und Versionen enthalten. Unternehmen müssen keine zusätzlichen Module erwerben oder spezielle Konfigurationen vornehmen. Die Neuerung steht jedem HubSpot-Kunden ohne Einschränkungen zur Verfügung .
Praktische Vorteile im Alltag
Für große Organisationen bedeutet dies eine klare Effizienzsteigerung:
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Wegfall manueller Zwischenschritte wie Weiterleitungen oder Add-ins
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Einheitliche Dokumentation über alle Teams hinweg
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Sicherstellung, dass auch Erstkontakte automatisch im CRM erfasst werden
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Vereinfachung von Onboarding-Prozessen, da Mitarbeitende keine Zusatzschritte mehr lernen müssen
Fazit
Das neue HubSpot-Update zur automatischen Protokollierung von 1:1-E-Mails ist zwar technisch gesehen ein kleines Feature, entfaltet aber gerade in großen Unternehmensstrukturen enorme Wirkung. Es sorgt für konsistente Daten, reduziert manuelle Arbeitsschritte und schafft Klarheit in der internen Kommunikation.
Für Konzerne, die Wert auf sauberes CRM-Management legen und die Produktivität ihrer Teams steigern möchten, ist diese Neuerung ein entscheidender Schritt nach vorn.
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