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Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe von ChatGPT erstellt.
Smarter arbeiten mit HubSpot & OpenAI: Die neue Beta-Integration
HubSpot hat mit seiner neuen Beta-Integration von OpenAI/ChatGPT einen spannenden Schritt in Richtung KI-gestützte Automatisierung gemacht. Workflows lassen sich damit nicht nur effizienter, sondern auch deutlich intelligenter gestalten. In unserem Podcast haben wir uns die Funktion genauer angesehen, ihre Möglichkeiten und Grenzen diskutiert und praxisnahe Anwendungsbeispiele gesammelt.
Im Kern erlaubt die Integration, direkt in HubSpot-Workflows Prompts an ChatGPT zu schicken. Die Antworten werden im CRM gespeichert und können nahtlos für Folgeaktionen genutzt werden. Das bringt nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern sorgt auch für konsistente, qualitativ hochwertige Daten.
Was macht die Integration besonders?
Im Unterschied zur bekannten „Deep Search“-Funktion, die CRM-Daten innerhalb von ChatGPT verfügbar macht, geschieht hier alles innerhalb von HubSpot. Das hat mehrere Vorteile:
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Daten können direkt im CRM überprüft, bereinigt und aktualisiert werden.
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Antworten werden automatisch in den Workflows verarbeitet.
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Prozesse laufen nach einem einheitlichen Schema – ohne manuelle Eingriffe.
Ein typischer Anwendungsfall ist zum Beispiel die Überprüfung von Vornamen. ChatGPT prüft, ob ein Name korrekt formatiert ist, und gibt bei Bedarf eine bereinigte Version zurück, die dann in den Datensatz geschrieben wird.
Drei Use Cases, mit denen wir unsere Arbeit deutlich einfacher gestalten können.
Die Möglichkeiten scheinen natürlich unbegrenzt, jedoch ist es wichtig, dass sich auch ganz konkrete Maßnahmen ableiten lassen, damit es von der Spielerei zu einem echten Nutzen wird.
Hier unsere Top 3 Use Cases, die wir bis dato identifiziert haben.
1. Automatisierte Antwortvorschläge
Ob über Workflows oder Support-Tickets, wir haben einen Workflow entwickelt, der auf den Inhalt einer Anfrage eine passende Antwort recherchiert und automatisch einen Vorschlag generiert.
Dieser Vorschlag kann dann einfach vom Team geprüft, bei Bedarf angepasst und anschließend versendet werden. Das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für eine einheitliche, freundliche Kommunikation.
2. Datenformatierung & Datenqualität
Überall, wo Daten manuell eingegeben werden, passieren Fehler. Ein einfacher, aber sehr hilfreicher Use Case ist, Vor- und Nachnamen auf korrekte Schreibweise zu prüfen und bei Bedarf automatisch korrigieren zu lassen.
Aber auch das ewige CRM-Thema der akademischen Titel kann mit dieser Integration endlich auf einfache Art gelöst werden. So können diese automatisch geprüft und an die richtige Stelle - vor- bzw. nachgestellt - geschoben werden.
Ein weiteres Thema kann die Überprüfung von Pflichtfeldern sein. Diese werden nicht nur auf Vorhandensein, sondern auch auf Plausibilität geprüft.
Ferner können ungewöhnliche oder gar unsinnige Angaben (wie z.B. Eisbär als Titel) automatisch gefiltert werden.
Segmentierung & Lead-Nurturing
Ein ziemlich cooler Use Case ist auch die Ableitung von z.B. Karrierestufen oder Personas aus unstrukturierten Jobtiteln. Auch wenn es dutzende Jobtitel für z.B. die Persona "Marina Marketing Managerin" gibt, können diese ausgelesen und zielsicher zugewiesen werden.
Dadurch können Leads leichter segmentiert und auch gezielter angesprochen werden. Und in Anlehnung an unseren ersten Use Case können Follow-ups gezielt auf Basis der vorhandenen Informationen erstellt und versendet werden.
Was die Integration (noch) nicht kann
Wichtig zu wissen: Die Integration kann keine Unternehmensdaten aus dem Internet recherchieren oder automatisch anreichern. Für solche Aufgaben sind weiterhin spezialisierte Tools wie HubSpot Breeze Intelligence oder Dritttools notwendig. ChatGPT verarbeitet nur die Daten, die im Prompt enthalten sind, und greift auf sein Trainingswissen zurück.
Durch die Kombination allerdings von HubSpot Breeze zur Recherche von Unternehmensdaten, können diese wiederum genutzt werden, um weiter mittels ChatGPT verarbeitet zu werden.
Voraussetzungen & Kosten
Um die Integration nutzen zu können, brauchst du eine Enterprise-Lizenz von HubSpot (Sales, Marketing, Service oder Operations Hub) und einen eigenen OpenAI-API-Account für die Abrechnung nach API-Calls.
Die Kosten für die Nutzung hängen von der Komplexität der Prompts und dem Modell ab. Erste Tests zeigen jedoch, dass die Gebühren überschaubar sind – meist im niedrigen einstelligen Eurobereich.
Fazit: ChatGPT und HubSpot verbinden?
Die Beta-Integration bringt HubSpot-Nutzern viele neue Möglichkeiten, ihre Workflows zu automatisieren und die Datenqualität deutlich zu verbessern. Besonders im Bereich der Datenbereinigung, Segmentierung und Kommunikation lohnt es sich, erste Tests zu fahren, die Prompts zu schärfen und Schritt für Schritt mehr Prozesse zu automatisieren.
Weiterführende Informationen und Community-Angebote
Seit 2024 leiten wir die offizielle HubSpot User Group in Wien. Wir treffen uns einmal im Monat persönlich und diskutieren ein spezielles HubSpot-Thema. Wenn Sie auch einmal teilnehmen möchten, können Sie sich unter nachstehendem Link einfach kostenlos anmelden: events.hubspot.com/wien
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Eine Anleitung zum aktuellen Inhalt gibt es hier:
- Beschreibung der Integration: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/connect-your-openai-account-to-hubspot
