HubSpot Marketing Hub: Wie lange dauert die Einführung?

Heute unterschrieben und morgen live?

„Wenn ich heute noch beauftrage, dann würde ich gerne Ende nächster Woche live gehen.“ Solche Sätze höre ich nicht selten.

Theoretisch ist es möglich, den Marketing Hub in einer Woche aufzusetzen. Aber wirklich nur dann, wenn Sie im Vorfeld richtig fleißig waren. Sprich, Ihre Strategie und Prozesse bis ins letzte Detail definiert haben. Und wenn Sie massig Ressourcen haben. Empfehlen kann ich einen solchen Zeitplan allerdings nicht. 

Tipp: Lesen Sie unseren Artikel HubSpot Marketing Hub: So gelingt ein perfekter Start!

Warum ergibt ein rasanter Start in den wenigsten Fällen Sinn? Naja, in der Regel ist es Ihr erstes Marketing Automation Projekt. Damit sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie im Vorfeld alles in einer Qualität vorbereitet haben, um ein solches Timing halten zu können.

Bitte fühlen Sie sich nicht angegriffen. Aber das wäre in etwa so, als würden Sie – ohne entsprechende Ausbildung oder Erfahrung – plötzlich Autos reparieren, Dächer decken oder eine andere völlig neue Tätigkeit durchführen. Wenn Sie sich schon einmal in einem neuen Gebiet versucht haben, dann wissen Sie, wie viele Fehler man beim ersten Mal macht. Und wie viel man daraus lernt. Mit einem soliden Zeitplan ersparen Sie sich viele dieser Fehler.

Was ist alles zu tun?

Wenn Sie den HubSpot Marketing Hub einführen, kommen eine Reihe an Tasks auf Sie zu. Grob lassen sich diese Tasks in drei Projektphasen unterteilen: Strategie, Setup & Einrichtung. Wie diese Phasen im Details aussehen, lesen Sie im Artikel die drei Phasen von Marketing Automation Projekten.

Etwas konkreter heruntergebrochen sollten Sie diese Tasks in Ihren Zeitplan einfließen lassen:

• Erstellung einer Marketing Automation Strategie
• Inventarisierung & Dokumentation aller Assets
• Vorbereitung & Erstellung der nötigen Assets
• Technisches HubSpot Setup
• Programmierung von Schnittstellen
• Kampagneneinrichtung & Go-live

Nicht alle Tasks treffen zwingend auf Ihr Projekt zu. Fragen Sie sich also, welche Schritte für Ihren Start relevant sind. Die gängigen Durchlaufzeiten der jeweiligen Tasks finden Sie nachfolgend beschrieben.

Wie lange dauert die Erstellung einer Marketing Automation Strategie?

Der Umfang kann stark variieren. Geht es Ihnen im ersten Wurf lediglich um Lead Generation? Dann können Sie mit einer Arbeitswoche rechnen. Also mit 40 Stunden.

Sie wollen aber auch Lead Management oder Re-Engagement Prozesse abbilden? Und das für unterschiedlichste Produkte oder Leistungen und Buyer Personas? Dann planen Sie bitte deutlich mehr Zeit ein. 

Tipp: Beginnen Sie mit einer Herausforderung, einer Buyer Persona für einem Usecase.

Man verliert sich leicht in den Möglichkeiten der Automation Features. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht für alle Buyer Personas und Use Cases bereits von Anfang an jedes Detail geplant haben. Die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer Marketing Automation Strategie gehört jetzt zu Ihrem Daily Business. Das darf ruhig über die Zeit wachsen.

Wie lange dauert die Inventarisierung und Dokumentation aller Assets?

Wenn Sie Ihre Marketing Automation Strategie sauber dokumentiert haben und sich an meinen Tipp aus dem vorigen Absatz halten, brauchen Sie kaum mehr als einen halben Tag für die Inventarisierung und Dokumentation einzuplanen. 

Einerseits sind die definierten Prozesse bereits sauber aufgezeichnet und andererseits ist die Inventarisierung und Dokumentation recht schnell umgesetzt. 

Sie möchten wissen, wie eine Marketing Automation Dokumentation aussieht? Lesen Sie unseren Artikel Marketing Automation Dokumentation – eine Anleitung.

Wie lange dauert die Vorbereitung und Erstellung der nötigen Assets?

In Ihrer Strategie haben Sie bereits Ihren ersten Lead Generation Prozess definiert. Auch die Assets, wie Landingpages, Marketing E-Mails und so weiter, sind inventarisiert. Damit können Sie die Dauer für die Erstellung der Assets einfach selbst ausrechnen. 

Wie viele Conversion Elemente, wie z. B. Whitepaper, sehen Sie vor? Wie viele Blogartikel und Lead Nurturing E-Mails müssen geschrieben werden?

Tipp: Beginnen Sie mit der Umsetzung des Decision Stage Contents - der Phase der Buyers Journey, wo Ihre Leads kurz vor der Kaufentscheidung stehen.

Wie schon bei der Strategie, gilt auch hier: Sie sind nicht gezwungen, alle Assets fix und fertig zu haben, bevor Sie mit HubSpot Live gehen. Ich empfehle Ihnen, sich von der Decision Stage zur Awareness Stage vorzuarbeiten. Warum?

Einerseits, weil Leads in der Decision Stage schon kaufbereit sind und Sie damit Quick Wins erzielen. Andererseits: Was haben Sie davon, wenn Sie einen Lead in der Awareness Stage gewinnen, aber den Content für die nachfolgenden beiden Phasen noch nicht bereitstellen können?

Es ist ausreichend, wenn Sie mit dem Decision Stage Teil Ihrer Marketing Automation Strategie online gehen. Im laufenden Betrieb können Sie die Inhalte schrittweise ausbauen. In reiner Arbeitszeit würde ich für diesen Punkt im Schnitt ca. 2–4 Wochen einplanen. 

Wie lange dauert das technische HubSpot Setup?

Das technische Setup ist schnell erledigt. Rein in Arbeitszeit können Sie mit zwei, vielleicht drei Tagen rechnen.

Als Durchlaufzeit sollten Sie aber zumindest zwei bis vier Wochen planen. Denn vermutlich nutzen Sie das initiale Template Setup von HubSpot. Bis Ihre Templates fix und fertig sind, dauert es in der Regel genau diese zwei bis vier Wochen.

Darüber hinaus werden Sie für das Setup auch Ihre Domains für Landingpages oder Blog und Ihre E-Mail-Versanddomain mit HubSpot verbinden, wo Sie sehr wahrscheinlich Unterstützung aus Ihrer IT benötigen.

Wie lange dauert die Programmierung von Schnittstellen?

Nun, hier kommen wir zu einem zeitaufwendigen Thema. Denn es geht nicht rein um die Programmierung. Vor allem die Definition benötigt einiges an Aufmerksamkeit.

Je nach Komplexität können Sie schon mit einem oder auch zwei Monaten Durchlaufzeit zur Definition der Schnittstelle rechnen.

Und dann auch noch einmal ein bis drei Monate für die Programmierung, das Testing und den Roll-out. In Summe können schon gerne drei bis sechs Monate vergehen, bis die Schnittstelle genutzt werden kann.

Wie lange dauert die Einrichtung von Kampagnen und der Go-live?

Das ist wieder ein einfacher Teil. Sofern Sie nicht ohnehin schon alle Assets in HubSpot erstellt und den entsprechenden Kampagnen zugewiesen haben, geht es hier nur noch um maximal einen Tag Einrichtung.

Erstellen Sie Dashboards mit den wichtigsten Kennzahlen für Ihre Performance- und Erfolgsmessung. So wird es nach dem Start ein leichtes sein, Ihre Kampagnen und Prozesse laufend zu optimieren.

Zusammenfassung: Wie lange dauert nun die Einführung des HubSpot Marketing Hubs?

Je nachdem, ob Sie meinen Empfehlungen folgen, eine Schnittstelle benötigen und wie umfangreich Ihre Marketing Automation Strategie ist, kann es also kürzer oder auch länger dauern, bis HubSpot startklar ist.

Um es konkret zu machen, darf ich Ihnen die nachstehende Liste als Orientierung mitgeben:

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Sie mit mindestens fünfeinhalb Wochen rechnen müssen, wenn Sie keine Schnittstellen einplanen. Benötigen Sie auch Schnittstellen, die programmiert werden sollen, planen Sie mindestens vier Monate ein.

Und das auch nur, wenn Sie schnell vorankommen und die Einführung mit Marketing Automation affinen Personen durchgeführt und idealerweise von einer erfahrenen HubSpot Diamond Partner Agentur wie der unseren begleitet wird.

Wird das Projekt komplexer, dauert es auch länger. Erst recht, wenn Sie wenig oder gar keine Vorarbeiten geleistet haben oder mit Ihren Ressourcen haushalten müssen. Dann kann sich die Zeit bis zu einem produktiven Start, durchaus schon auch auf ca. neun Monate ausdehnen.

Ein letzter Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit und sprechen Sie früh mit uns. Dann können wir gemeinsam das Projekt planen und sparen Ihnen unnötige Leerläufe und lange Projektzeiten.