4 min read

Marketing Automation Dokumentation - eine Anleitung

Featured Image

Dokumentation ist mühsam, aber wichtig

Darf ich Ihnen einen Schwank aus meiner beruflichen Praxis erzählen? Es geht um Dokumentation - ein Wort, das ambivalente Gefühle im Marketing auslöst. Quasi eine zerebrale Dichotomie. 

Dazu möchte ich Ihnen folgendes Video ans Herz legen. Ich hoffe, es zaubert Ihnen genauso ein Lächeln ins Gesicht wie mir: 

 

Aber wieder zurück zum Thema. Zu dem Schwank aus meiner täglichen Praxis:

Mein Handy läutet. Die Person am anderen Ende erzählt, dass sie bereits seit mehreren Jahren HubSpot im Einsatz hat. Nun hat sich das Marketing neu aufgestellt und niemand traut sich bestehende Workflows zu ändern.

Warum? Die Person hat Angst etwas kaputt zu machen. Es gibt leider niemanden mehr im Unternehmen die weiß, welche Listen, Kontaktfelder oder Workflows aus welchem Grund eingerichtet wurden. Und schon gar nicht, wie diese zusammenspielen. Es ist "unmöglich zu arbeiten".

Diese Gespräche führe ich immer häufiger. Grund genug, dem Thema einen Blog Artikel zu widmen. 

Tipp: Lesen Sie unseren Artikel "Wie Sie mit HubSpot richtig starten!"

Im Marketing schätzen wir eine gute Dokumentation. Und wenn wir ehrlich sind: Vor allem dann, wenn wir sie nicht selbst erstellen oder lesen müssen. Das ist mühsam. Lange Dokumente. Viel Inhalt. Und oft nicht selbsterklärend. Ich verstehe das. Mir geht es auch so.

Und trotzdem: Eine gute Dokumentation sorgt für den nötigen Überblick. Sie zeigt auch nach Jahren was gemacht wurde und wie unterschiedliche Assets ineinander greifen. 

Damit Sie das Rad nicht neu erfinden müssen, finden Sie in diesem Artikel eine Anleitung zur Erstellung einer Marketing Automation Dokumentation.

CRM Dokumentation

 

Warum Sie Ihre Marketing Automation dokumentieren sollten

Haben Sie sich das obige Bild kurz angesehen? Ja, genau. Wir arbeiten mit Excel. Aber was genau sehen wir hier?

Unten sehen wir unterschiedliche Tabs. Also, einen Tab für alle Objekte in HubSpot. Das können Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets oder Produkte sein. Dazu noch je einen Tab für Workflows und Listen. Der Tab "Zusatzinformationen" sammelt sogenannte User Stories. Darin finden sich begleitende Beschreibungen für die unterschiedlichen Datenfelder.

Sehen wir uns das im Detail an: Der Screenshot zeigt unterschiedliche Felder. Während Vor- und Nachname recht einfach sind, sehen wir in der Zeile 3 das Feld „Anrede“ und in Zeile 7 das Feld „Briefanrede“. Beide Felder haben die Information „Briefanrede Workflow“ in der Spalte F (Verknüpfte Objekte) und eine Beschreibung in Spalte G (Zusatzinformationen).

Würden wir einen Blick auf den Tab „Workflows“ werfen, würden wir eine Beschreibung finden, die erklärt, dass, wenn im Feld „Anrede“ die Option „Frau“ ausgewählt wurde, der Workflow im Feld „Briefanrede“ den Wert automatisch auf „Sehr geehrte Frau“ setzt.

Das ist nur ein einfaches Beispiel, beschreibt allerdings worum es bei einer Dokumentation für HubSpot geht. Nämlich, Abhängigkeiten von Elementen zueinander zu beschreiben und nachvollziehbar zu machen.

Auf diese Art, wissen Sie selbst nach Jahren, dass eine Änderung im Feld „Anrede“ – beispielsweise durch das Hinzufügen einer weiteren Option – möglicherweise Auswirkungen auf einen Workflow und ein weiteres Feld mit sich bringt.

 

Auch für Marketing Kampagnen und Content ist eine Dokumentation wichtig

Gut, die Daten im CRM sind die Basis. Aber auch für Ihre Lead Generation und Lead Management Prozesse ist eine Dokumentation wichtig.

Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, haben Sie bereits eine Marketing Automation Strategie erstellt. Darin sind alle Schritte, Assets & Maßnahmen definiert. Damit bildet die Strategie die Grundlage Ihrer Dokumentation.

Sie können es auf nachfolgender Grafik unschwer erkennen: Selbst die einfachsten Kampagnen bestehen aus unterschiedlichen Assets. Der nachstehende Prozess beinhaltet zum Beispiel unterschiedliche Ad Kampagnen, Blog Artikel, Download Elemente, Landingpages, Workflows und Call-to-Actions (CTAs).

Demo Prozess

Sie erinnern sich an die Geschichte vom Beginn des Artikels? Ohne Dokumentation ist das Zusammenspiel von Assets nicht einfach zu erkennen.

Ich empfehle Ihnen daher, alle Prozesse und Workflows für Ihre Lead Generation, Lead Management oder auch Up- und Cross-Selling Maßnahmen, zu visualisieren. So haben Sie auch nach Jahren kein Problem, wenn es darum geht herauszufinden, wie sich Änderungen auswirken.

 

Welchen Ärger Ihnen eine Marketing Automation Dokumentation noch erspart

Die Erstellung einer Dokumentation macht den wenigsten von uns Spaß. Wenn Sie den Überblick behalten möchten, ist sie aber ein MUSS.

Ein Tipp: Beginnen Sie mit der Dokumentation bereits beim CRM Setup oder bei der Erstellung Ihrer Marketing Automation Strategie. Warum? Damit sparen Sie sich später mühsames Nacharbeiten und gleichzeitig wird die Planung einfacher. Sie operieren dann nicht am offenen Herzen - also direkt im Tool - sondern in einem Workflow-Tool oder in Excel. Sie werden sehen, dass Änderungen in diesen Tools deutlich einfacher von der Hand gehen als in HubSpot direkt. 

Auch in folgenden Fällen ist eine Dokumentation Ihres HubSpot Setups sinnvoll:

  • Wenn Mitarbeiter:innen wechseln, bleibt das Wissen als Dokumentation bestehen
  • Sie schulen neue Mitarbeiter:innen deutlich leichter ein
  • Und natürlich: Sie wissen auch nach Jahren, welches Asset und welches Datenfeld, welche Abhängigkeiten hat

 

Vielleicht noch abschließend zur Marketing Automation Dokumentation …

Initial lassen sich Workflows und Properties leicht erstellen. Warum also eine Dokumentation? Man merkt sich das schon. Ich kann Ihren garantieren: Nein, das merken Sie sich nicht. Und nachträglich eine Marketing Automation Dokumentation anzufertigen, ist nicht selten der dreifache Aufwand.

Eine Sache noch: Eine Dokumentation will auch gepflegt werden. Denn, nichts ist gefährlicher als eine nicht gepflegte Doku. Stellen Sie sich vor, Sie wissen nicht, dass die Dokumentation nicht auf dem neuesten Stand ist und ändern etwas. Das kann wirklich in die Hose gehen.

Nutzen Sie ein Tool, mit dem die Dokumentation auch ein wenig Spaß macht. Wir nutzen beispielsweise Miro für die Dokumentation unserer Workflows und unseres Contents. Aber das ist natürlich Geschmacksache. Im Idealfall schaffen Sie es, Planung und Dokumentation in Einem zu machen. Dann geht das deutlich schneller.

Neuer Call-to-Action

Geschrieben von Michael Vaclav

Michael Vaclav ist Senior Consultant Marketing & Sales Automation bei brandREACH und für die Beratung von Kund:innen hinsichtlich der Einführung & Optimierung von Marketing Automation zuständig. Darüber hinaus ist er Unterrichtender & Vortragender an Universitäten, Fachhochschulen und Fachkonferenzen zum Thema Marketing Automation. Seit 2021 leitet er im Rahmen seiner Tätigkeit als DMVÖ Vorstandsmitglied die Expert Group Marketing Automation.