In a Nutshell:

Welche Auswirkungen kann ein falsches Setup haben?

Die gute Nachricht: Alles was Sie im Zuge des Setups falsch konfigurieren, lässt sich später noch beheben. Je nachdem allerdings mit mehr oder weniger Aufwand. Oder wie eine Kundin von uns es einmal formuliert hat: "Hätten wir das Setup von Anfang an mit einem professionellen Dienstleister gemacht, hätten wir uns viel Aufwand erspart."

Damit Sie allerdings die gängigsten Fehler vermeiden, haben wir jene fünf Themen, bei denen fast alle Unternehmen bei der ersten Einführung von HubSpot Marketing Automation Probleme haben, für Sie zusammengefasst.


Erstellen Sie eine Prozesslandkarte

Auch wenn es verlockend scheint sich zuerst mit der Software zu beschäftigen, sollten Sie vorher Ihre Automatisierungsprozesse definieren.

Sie führen HubSpot Marketing Automation schließlich nicht zum Selbstzweck ein. Deswegen sollten Sie vor dem Kauf - wir kommen im nächsten Punkt dazu - definieren, welche Prozesse Sie eigentlich automatisieren wollen.

Wir empfehlen, die jeweiligen Themen, wie z.B. Eventeinladungen, Lead Generation Kampagnen, Lead Nurturing und so weiter, jeweils in Prozessen darzustellen und auch miteinander abzustimmen, um sicherzustellen, dass diese auch miteinander kompatibel sind.

Viele Unternehmen lassen diesen Punkt aus und arbeiten nach dem technischen Setup der Software von Funktion zu Funktion. Das hat mehrere Nachteile: Einerseits haben Sie dann nur isolierte Prozesse und keine ganzheitliche Strategie und gleichzeitig können sich Prozesse sogar gegenseitig torpedieren. Ohne eine Gesamtübersicht erkennen Sie das leider erst, wenn bereits ein entsprechender Konflikt vorhanden ist.

Verfügen Sie hingegen über eine Prozesslandkarte, wissen Sie durch die genaue & vollständige Definition Ihrer Prozesse bereits im Vorfeld, welche Datenfelder Sie anlegen müssen. Ein Punkt - zu dem wir übrigens auch noch kommen -, der bei vielen AnwenderInnen später für Probleme sorgt.

Zu guter Letzt hilft Ihnen eine Prozesslandkarte dabei zu erkennen, welche externen Datenquellen nötig sind. So können Sie frühzeitig Plugins und Schnittstellen vorbereiten. 

Besprechen Sie Ihre definierten Prozesse mit HubSpot oder der HubSpot Partner Agentur Ihrer Wahl

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Softwarekonfiguration auch Ihren Anforderungen entspricht.

Sie kennen das sicher: Sie sehen sich auf der HerstellerInnen-Website um und kalkulieren die Kosten für Ihr Projekt. Aber was, wenn Sie bestimmte Funktionen gar nicht oder andere zusätzlich benötigen? Entweder müssen Sie einen eingeschränkten Funktionsumfang akzeptieren, weil, beispielsweise, das Budget nachträgliche Zukäufe nicht ermöglicht und/oder Sie haben eine Reihe an Funktionen, die Sie gar nicht benötigen.

Auch wenn sich HubSpot sehr viel Mühe gibt, die Komplexität der einzelnen Funktionen detailliert herunterzubrechen, ist es fast unmöglich bei der ersten Einführung alle Details zu erkennen und diese vorab abzuklären.

Gehen Sie daher Ihre Prozesslandkarte, wie im ersten Teil des Artikels beschrieben, mit HubSpot oder einer HubSpot Partner Agentur durch, um sicherzugehen, dass Sie auch wirklich die richtige Konfiguration für Ihre Software erhalten. Viele Agenturen bieten diese Leistungen im Rahmen Ihrer HubSpot Consulting Leistungen an.

Definieren Sie die Struktur Ihrer Datenfelder

Datenfelder sind das Herz Ihrer Automation. Eine saubere Datenstruktur hilft Ihnen auch in einem Jahr noch die Übersicht zu behalten.

Ein Thema, das bei den meisten Unternehmen stark vernachlässigt wird, ist die Definition der Datenfelder. Das ist meist dem Umstand geschuldet, dass vorab keine Prozesse definiert werden und dann bei der Erstellung von Formularen zusätzliche Feldtypen hinzugefügt werden. Aber in welcher Feldgruppe? Und was passiert, wenn das Formular offline geht?

Das Feld existiert weiterhin. Manchmal existieren dann aufgrund der Nomenklatur mehrere Felder mit demselben Inhalt in unterschiedlichen Schreibweisen, weil diese immer anlassbezogen angelegt wurden.

Sie können sich vorstellen, dass das zu unsauberen Datenbeständen führt. Deswegen ist unsere Empfehlung diese Datenfelder gleich von Beginn an sauber zu definieren und einzurichten.

Datamapping & externe Systeme

Ein weiterer Punkt, der oft zu Problemen im laufenden Betrieb sorgt, ist die nicht durchdachte Anbindung von externen Systemen.

Sie haben wahrscheinlich auch andere Systeme im Einsatz - CMS, CRM oder ERP Systeme. Wenn Sie diese Daten - oder auch nur Teile davon - in HubSpot Marketing Automation nutzen wollen, ist es wichtig, dass diese richtig übertragen werden.

Im Idealfall haben Sie (wie im ersten Abschnitt beschrieben) bereits Ihre Prozesse ausgearbeitet und können nun die Zusammenhänge - also das Mapping - definieren. Also welche Bezeichnung hat das Feld in System A und wohin soll es in System B? Wenn in System A ein Kontakt oder Unternehmen den Wert 3 erhält, was soll dann in System B passieren?

Auch wenn es fix fertige Plugins gibt, die Daten zwischen Systemen synchronisieren, sollten Sie nicht vergessen, dass dies in der Regel nur bei Standardfeldern gut funktioniert. Individuell erstellte Felder in z.B. einem CRM System können von einer anderen Software nicht "erraten" werden und müssen deshalb "gemappt" werden.

Sonst laufen Sie Gefahr, dass Ihre Wunschprozesse nicht oder nur zu Teilen funktionieren und Sie Unmengen an Zeit mit der Fehlersuche verbringen. In der Regel wesentlich mehr Zeit als Sie initial für das Mapping aufgewendet hätten.

Marketing Automation Dokumentation

Damit Sie auch morgen noch wissen was passiert, wenn Sie Änderungen vornehmen.

Warum die Dokumentation absolut wichtig ist - und leider fast immer vernachlässigt wird -, soll ein praktisches Beispiel zeigen:

Sie haben das Feld Anrede im HubSpot CRM und definieren die Werte Frau und Herr. Anschließend richten Sie einen Workflow ein, der, wenn im Feld Anrede die Eigenschaft Frau vergeben ist, in einem weiteren Feld E-Mail-Anrede den Wert Sehr geehrte Frau und andernfalls Sehr geehrter Herr, festlegt.

Es ergibt sich also eine Abhängigkeit zwischen einem Datenfeld und einem Workflow. Wenn nun nach einer gewissen Zeit auch die Werte Mr. oder Ms. im Feld Anrede hinzugefügt werden, erhalten diese im Feld E-Mail-Anrede aber immer  den Wert Sehr geehrter Herr. Denn für die Wenn-Dann Einstellung spielt es keine Rolle.

Auch wenn das nur ein kleines Beispiel ist, gibt es viele Fälle in denen Änderungen an Datenfeldern zu Abhängigkeiten führen, die, wenn diese nicht dokumentiert sind, zu Fehlern führen. Ob es sich um Personalisierung handelt, oder Workflows - im schlimmsten Fall führt es zu gravierenden Fehlfunktionen in der KundInnenkommunikation.

Deswegen, dokumentieren Sie in einem Dokument alle Abhängigkeiten zwischen den unterschiedlichen Elementen, um einerseits Fehler zu vermeiden und andererseits, um auch nach Jahren bzw. Personalwechsel, noch zu wissen, wofür bestimmte Elemente vorgesehen sind und welche Abhängigkeiten diese haben.

 

Führen Sie HubSpot Marketing Automation zum ersten Mal ein?

Dann laden Sie sich doch unseren kostenlosen HubSpot Setup Projektplan herunter. Hier erfahren Sie, welche Schritte nötig sind, um HubSpot erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen.  

Kostenloser Download: HubSpot Setup Projektplan 


Michael Vaclav

Über den Author:

Michael ist Senior Consultant Marketing & Sales Automation bei .brandREACH und für die Beratung von KundInnen hinsichtlich der Einführung & Optimierung von Marketing Automation zuständig. Darüber hinaus ist er Unterrichtender & Vortragender an Universitäten, Fachhochschulen und Fachkonferenzen zum Thema Marketing Automation.

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