In a Nutshell:

Welche Auswirkungen kann ein falsches Setup haben?

Die gute Nachricht: Alles was Sie beim Setup falsch machen können Sie später noch beheben. Abhängig vom Fehler kostet Sie die Korrektur mehr oder weniger Zeit und Nerven. 

Oder wie es eine Kundin von uns einmal formuliert hat: "Hätten wir das Setup von Anfang an mit einem professionellen Dienstleister gemacht, hätten wir uns viel Aufwand erspart."

Damit Sie die gängigsten Fehler vermeiden, haben wir jene fünf Themen zusammengefasst, bei denen fast alle Unternehmen bei der Einführung von HubSpot Marketing Automation Probleme haben.


#1 Erstellen Sie eine Prozesslandkarte

Auch wenn es verlockend scheint sich zuerst mit der Software zu beschäftigen, definieren Sie davor Ihre Automatisierungsprozesse.

Sie führen HubSpot Marketing Automation nicht zum Selbstzweck ein. Deswegen sollten Sie vor der Tool Auswahl definieren, welche Prozesse Sie automatisieren wollen.

Wir empfehlen die jeweiligen Themen, wie z.B. Event Einladungen, Lead Generation oder Lead Nurturing jeweils in Prozessen darzustellen und miteinander abzustimmen. So stellen Sie sicher, dass diese miteinander kompatibel sind.

Viele Unternehmen lassen diesen Schritt aus und arbeiten nach dem technischen Setup Funktion nach Funktion ab. Das birgt Risiken: Einerseits schaffen Sie isolierte Prozesse und keine ganzheitliche Strategie und gleichzeitig ergeben sich Konflikte zwischen Prozessen. Wenn Sie keine Gesamtübersicht haben, erkennen Sie diese oft relativ spät.

Verfügen Sie dahingegen über eine Prozesslandkarte, wissen Sie durch die genaue & vollständige Definition Ihrer Prozesse bereits im Vorfeld, welche Datenfelder Sie anlegen müssen. 

Zu guter Letzt erkennen Sie mithilfe Ihrer Prozesslandkarte sofort, welche externen Datenquellen Sie benötigen. So können Sie frühzeitig Plugins und Schnittstellen vorbereiten. 

#2 Evaluieren Sie Ihre definierten Prozesse mit HubSpot oder der HubSpot Partner Agentur Ihrer Wahl

Stellen Sie sicher, dass Ihre Softwarekonfiguration den Anforderungen entspricht.

Sie kennen das sicher: Sie benötigen eine Projektfreigabe, für die Sie eine Projektkalkulation erstellen müssen. Dafür sehen Sie sich auf der HerstellerInnen-Website um und ermitteln die Kosten auf Basis der dort gemachten Angaben. Ihr Projekt startet und mit zunehmender Vertiefung in die Materie erkennen Sie, dass die geplanten Module Features beinhalten, die Sie gar nicht benötigen oder, schlimmer, Funktionen vermissen lassen, die wertvoll für Sie sind. Sie riskieren, dass Sie mit einem eingeschränkten Funktionsumfang arbeiten müssen, wenn Ihr Budget keine nachträglichen Zukäufe zulässt.

HubSpot gibt sich große Mühe, die Komplexität der einzelnen Features detailliert zu beschreiben. Es ist für Sie jedoch fast unmöglich vor Projektstart alle Details zu kennen und diese vorab zu klären.

Gehen Sie daher Ihre Prozesslandkarte mit HubSpot oder einer HubSpot Partner Agentur durch. So stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Konfiguration für Ihre Software erhalten. Viele Agenturen bieten diese Leistungen übrigens im Rahmen ihrer HubSpot Consulting Leistungen an.

#3 Definieren Sie die Struktur Ihrer Datenfelder

Datenfelder sind das Herz Ihrer Automation. Mit einer sauberen Struktur haben Sie auch noch in einem Jahr den Überblick.

Die meisten Unternehmen vernachlässigen die Definition der Datenfelder. Meist liegt das an der fehlenden Prozessdefinition bei Projektstart. Später werden dann Formulare erstellt und anlassbezogen Datenfelder hinzugefügt ohne diese mit der Datenstruktur abzustimmen. Fragen Sie sich was passiert wenn diese Formulare irgendwann offline gehen? Die Felder existieren weiterhin. So entstehen aufgrund der Nomenklatur oft mehrere Felder mit demselben Inhalt in unterschiedlichen Schreibweisen. Sie können sich vorstellen, dass das zu unsauberen Datenbeständen führt. Wir empfehlen daher, alle Datenfelder gleich von Beginn an sauber zu definieren und einzurichten.

#4 Mappen Sie Ihre Daten sorgfältig & verknüpfen Sie Ihre externen Systeme

Die durchdachte Anbindung externer Systeme verhindert Probleme im laufenden Betrieb. 

Sie haben wahrscheinlich einige Systeme im Einsatz - CMS, CRM oder ERP Systeme. Wenn Sie die dort gespeicherten Daten - oder Teile davon - in HubSpot nutzen wollen, müssen Sie diese richtig übertragen. 

Im Idealfall haben Sie (wie im ersten Abschnitt beschrieben) bereits Ihre Prozesse ausgearbeitet und können die Zusammenhänge - also das Mapping - problemlos herunter brechen. Also welche Bezeichnung hat das Feld in System A und wohin soll es in System B? Wenn in System A ein Kontakt oder Unternehmen den Wert 3 erhält, was soll dann in System B passieren?

Auch wenn es fix fertige Plugins gibt, die Daten zwischen Systemen synchronisieren, sollten Sie nicht vergessen, dass dies in der Regel nur bei Standardfeldern einwandfrei funktioniert. Individuell erstellte Felder z.B. in einem CRM System können von einer anderen Software nicht "erraten" werden und müssen deshalb "gemappt" werden.

Ohne Mapping laufen Sie Gefahr, dass Ihre Wunschprozesse nicht oder nur teilweise funktionieren und Sie Unmengen an Zeit mit der Fehlersuche verbringen. In der Regel wesentlich mehr Zeit als Sie initial für das Mapping aufwenden.

#5 Dokumentieren Sie Ihre Marketing Automation Einstellungen

Damit Sie auch morgen noch wissen was passiert, wenn Sie Änderungen vornehmen.

Wir zeigen warum die Dokumentation absolut wichtig ist - und leider fast immer vernachlässigt wird - anhand eines praktischen Beispiels:

Sie haben das Feld Anrede im HubSpot CRM und definieren die Werte Frau und Herr. Anschließend richten Sie einen Workflow ein, der, wenn im Feld Anrede die Eigenschaft Frau vergeben ist, in einem weiteren Feld E-Mail-Anrede den Wert Sehr geehrte Frau und andernfalls Sehr geehrter Herr, festlegt.

Es ergibt sich also eine Abhängigkeit zwischen einem Datenfeld und einem Workflow. Wenn nun nach einer gewissen Zeit auch die Werte Mr. oder Ms. im Feld Anrede hinzugefügt werden, erhalten diese im Feld E-Mail-Anrede immer den Wert Sehr geehrter Herr. Denn für die Wenn-Dann Einstellung spielt es keine Rolle, welchen Wert Sie im Feld Anrede hinterlegt haben, wenn es nicht konkret die Eigenschaft Frau ist.

Sie finden viele Fälle in denen Änderungen an Datenfeldern zu Abhängigkeiten führen, die ohne entsprechender Dokumentation Fehler begünstigen. Ob es sich um Personalisierung oder Workflows handelt. Im schlimmsten Fall ergeben sich gravierende Fehlfunktionen in der KundInnenkommunikation.

Deswegen dokumentieren Sie alle Abhängigkeiten zwischen den unterschiedlichen Elementen, um einerseits Fehler zu vermeiden und andererseits, um auch nach Jahren bzw. nach Personalwechsel, noch zu wissen, wofür bestimmte Elemente vorgesehen sind und welche Abhängigkeiten diese haben.

 

Führen Sie HubSpot Marketing Automation zum ersten Mal ein?

Laden Sie sich unseren kostenlosen HubSpot Setup Projektplan herunter. Erfahren Sie, welche Schritte nötig sind, um HubSpot erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen:

Kostenloser Download: HubSpot Setup Projektplan 


Michael Vaclav

Über den Autor:

Michael ist Senior Consultant Marketing & Sales Automation bei .brandREACH und für die Beratung von KundInnen hinsichtlich der Einführung & Optimierung von Marketing Automation zuständig. Darüber hinaus ist er Unterrichtender & Vortragender an Universitäten, Fachhochschulen und Fachkonferenzen zum Thema Marketing Automation.

Lassen Sie uns telefonieren

In einem kurzen Telefonat besprechen wir Ihr Anliegen und finden gemeinsam heraus wie wir Ihnen helfen können.

Da wir effiziente Prozesse mögen können Sie direkt im Formular den gewünschten Zeitpunkt auswählen. Wir rufen Sie gerne an.

Das können Sie sich von uns erwarten:

  • Ein Consultant als dedizierte AnsprechpartnerIn
  • Proaktives Vorgehen mit Eigeninitiative
  • Kein Agenturblabla, sondern echte Hands-on-Mentalität
Oder hinterlassen Sie uns eine Nachricht marketingsoftwarecoursebadge-1arm-300x166.png.pagespeed.ce.ZyS3jKMtlL