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Young businessman with his cellphone in his home office

Aufgrund der aktuellen Situation sind viele Unternehmen auf der Suche nach Lösungen, wie Sie mit Ihren MitarbeiterInnen, KollegInnen und externen PartnerInnen gemeinsam, möglichst optimal zusammenarbeiten können.

Wir, bei .brandREACH, hatten als Marketing Automation Agentur schon von Anfang an Home Office und damit Telearbeit, Remote Work - oder wie auch immer Sie es nennen möchten -, im Unternehmen etabliert. Gleichzeitig setzen wir auch schon seit Jahren auf zukunftsweisende Technologien im Bereich Collaboration.

Deswegen ist zumindest dieser Aspekt in der augenblicklichen Situation weniger eine Herausforderung für uns.

Da allerdings viele Unternehmen in diesem Bereich weniger erfahren sind, darf ich unsere Methoden mit Ihnen teilen. Vielleicht hilft es dem einen oder anderem Team etwas weiter.

Telearbeit: Welche Aspekte müssen berücksichtig werden?

Aus unserer Sicht gibt es 5 Bereiche, die für ein produktives Miteinander sorgen. Auch wenn die handelnden Personen räumlich getrennt sind. Wenn Sie weitere Aspekte oder Fragen dazu haben, lassen Sie es mich einfach wissen und ich aktualisiere diesen Artikel. Immerhin könnten andere Unternehmen dieselben Fragen haben.

  • Virtuelle Meetings: Viele Unternehmen haben gerade im Marketing & Sales ohnehin sehr viele Meetings. Sei es nun das Sales oder Marketing Jour Fixe, Meetings zu Kampagnen oder zu KundInnenanfragen oder ähnliches.

  • Projektkommunikation: Sich via E-Mail am laufenden zu halten, ist sehr mühsam. Deswegen werden auch zu Projekten häufig eigene Meetings abgehalten. Diese Meetings müssen allerdings nicht 1:1 in die virtuelle Welt übertragen werden. Da gibt es bessere Lösungen.

  • Prozess- & Projektmanagement: Nicht nur die persönliche Abstimmung ist ein wesentliches Kriterium. Auch das Management von Projekten oder Prozessen ist wichtig. Dazu braucht es eine digitale Übersicht, um, über den jeweiligen Status am Laufenden zu bleiben und gegebenenfalls Maßnahmen setzen zu können.

  • Reportings & Statistiken: Vermutlich sind diese auch gerade jetzt gefragt. Viele Unternehmen wollen wissen, was Marketing & Sales Teams im Homeoffice machen. KPI Monitoring der laufenden Kampagnen und gleichzeitig eine Überwachung der Performance muss daher automatisiert und digital abgewickelt werden können.

  • Collaboration Tools: Abseits der Kommunikation und dem Management von Projekten und Prozessen, muss auch das Doing selbst möglich sein. Zusammenarbeit in Teams an einem Thema, ist daher eine weitere Herausforderung.

 

Virtuelle Meetings 

So bringen wir das Team an einen Tisch

 

Natürlich können Sie auch einfach telefonieren. Besser sind allerdings Lösungen, mit denen sich Ihre Teams nicht nur hören, sondern auch sehen können.

Wir nutzen für diese Meetings zoom als Konferenzsoftware. Durch die Integration in unsere restliche Systemlandschaft (Office365, HubSpot), eignet sich die Lösung hervorragend für kleine Meetings von nur 2 Personen, bis hin zu größeren Gruppenbesprechungen.

Ich glaube, näher muss ich an diesem Punkt nicht auf Konferenztools eingehen. Das ist eigentlich ein Thema, dass die meisten Unternehmen ohnehin schon berücksichtig haben, oder?

 

Projektkommunikation

So behalten wir den Überblick

 

Wenn es um Projekte, Kampagnen oder andere Vorhaben geht (in unserem Fall auch sehr oft KundInnenprojekte), empfiehlt es sich, die Kommunikation zu strukturieren. So können Sie auch später alles nachvollziehen.

Wir nutzen dazu Slack für die Kommunikation. Für jedes Thema wird ein eigener Channel angelegt und abgeschlossene Themen, werden archiviert. So geht nichts verloren, Sie behalten aber dennoch die Übersicht. 

Wichtige E-Mails, lassen sich durch die Outlook Integration in den jeweiligen Channels verschieben. So ist sichergestellt, dass alle relevanten Details auch später noch auffindbar sind. 

Slack hat allerdings auch viele Standardintegration, die ein Arbeiten mit unserer restlichen Toolchain für diesen Bereich, vereinfacht. So können wir aus Slack heraus Tasks in HubSpot anlegen und wissen damit, was konkret zu erledigen ist. Gleichzeitig ist Slack auch mit unserem Projektmanagement Tool Awork kompatibel. Sie sehen: Die komplette Kommunikation kann so, sehr einfach zentralisiert werden.

 

Projekt- und Prozessmanagement

So managen wir verteilte Teams

 

Die große Herausforderung ist es, den Gesamtüberblick über unterschiedliche Projekte und Prozesse zu behalten.

Ein kurzer Einwurf: Im Marketing ist fast ausschließlich von Projekten die Rede. Wir, bei brandREACH, unterscheiden allerdings zwischen Projekt und Prozess auf Basis der allgemein gültigen Projektmanagement Definitionen.

Um hier nicht zu akademisch zu werden, nur eine einfache Unterscheidung an dieser Stelle: Projekte sind Tätigkeiten, die zum ersten Mal oder überhaupt nur einmal durchgeführt werden. Prozesse hingegen sind Routineaufgaben. Somit ist die Bewerbung eines Webinars (außer eben man macht es nur einmal) in Wirklichkeit ein Prozess und kein Projekt.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da Projektmanagement Tools meistens nicht über die Funktionalitäten verfügen, die Sie für - eigentlich - Prozesse benötigen. 

Remote Prozessmanagement

So arbeiten wir Routine Tasks ab

projects-move-task

Wir nutzen das Projektmanagement Modul (ja, es ist eigentlich ein Prozessmanagement Tool) aus HubSpot. Damit lassen sich Prozessvorlagen (z.B. alle Schritte für die Bewerbung eines Webinars) anlegen, den jeweiligen KollegInnen zuweisen und terminieren. Sie können kommentieren, Dateien hochladen und so weiter. Also eigentlich alles, was Sie brauchen, um wiederkehrende - aber dennoch komplexe - Routineaufgaben abzuarbeiten und auch Freigabeprozesse abzubilden.

Und das Gute daran: Der aktuelle Status ist auch immer sichtbar.

Besonders gut daran ist, dass wir auch hier wieder eine Integration in Slack und natürlich auch alle anderen Tools verwenden können.

Remote Projektmanagement

So arbeiten wir an komplexen Projekten

awork

Für echte Projekte nutzen wir - wie schon kurz angeschnitten - Awork. Das Tool stammt aus der selben Feder wie HQ. Die bekannte Agentursoftware, ist aber eine deutlich abgespecktere Version und bietet eigentlich alles, was Sie im Projektmanagement benötigen.

Es gibt Task-Listen, Canban-Boards, Projektvorlagen und auch externe Zugänge, damit KundInnen und externe Beteiligte am Projekt partizipieren können. 

Auch hier kommt uns die Integration in Slack zu Gute. 

Marketing Kalender 

So behalten wir die Gesamtübersicht

marketing_kalender

Ich habe jetzt schon einige Einzelthemen behandelt. Widmen wir uns nun dem übergeordneten Thema. Nämlich der Frage, wie Sie auch Remote die Übersicht behalten. Schließlich können Sie weder Projekte noch Prozesse in ihrer Gesamtheit monitoren, wenn alles nur auf Einzel-Tool Ebene nachzuvollziehen ist.

Was also noch entscheidend ist, ist eine aggregierte Ansicht. Und hier kommt unser "Marketing Kalender ins Spiel. Während Projekte vollständig im PM Tool abgebildet sind, werden alle Tasks automatisch im Marketing Kalender abgebildet.

Alles, was Sie über das bereits beschriebene Prozessmanagement Modul abbilden, wird im Kalender dargestellt. Jeder Task, jede Aufgabe. Somit behalten Sie immer die komplette Übersicht und Ihre Team Mitglieder wissen, was Sie an welchen Tag zu tun haben.

 

Reportings & Statistiken

So sehen wir was gerade passiert

analytics

Was passiert eigentlich wenn Sie selbst nicht anwesend ist? Liegen die Reporting Excel Files alle auf einer lokalen Festplatte im Office?

Was passiert wenn sie am Share liegen und Sie sich gegenseitig überschreiben? Und: Müssen diese überhaupt manuell gepflegt werden?

All unsere Berichte erstellen sich von selbst und mit frei konfigurierten Dashboards kann jedes Teammitglied mit einem eigenen User darauf zugreifen. Auch diese Funktion beziehen wir aus HubSpot. 

Collaboration Tools

So arbeiten unsere Teams an Inhalten zusammen

Miro

Ich lasse jetzt einmal Dinge weg, die ohnehin schon weite Verbreitung haben: Z.B. Office365 oder die GSuite, sondern beschränke mich darauf, wie Teams zusammenarbeiten können, die es eigentlich gewohnt sind, in Workshops kreative Ergebnisse zu erzielen.

Ob es nun die Ausarbeitung von Buyer Personas, Workflows & Prozesse oder Kampagnenplanungen sind. All diese Dinge können auch einfach online gemeinsam erstellt und bearbeitet werden. Wir nutzen dazu Miro - Visual Collaboration Software.

Teleworking Fazit:

Hier nochmals zusammengefasst unsere Lösungsansätze für effizientes, verteiltes Arbeiten im Marketing. Wir stimmen all unsere Tools aufeinander ab, um möglichst keine Silos zu produzieren - vor allem dann nicht, wenn Silos zu zusätzlichem Aufwand führen.

Vielleicht hilft Ihnen unser Setting ja weiter und Sie können in Ihrem Unternehmen ebenfalls ein, in sich geschlossenes Öko-System, implementieren.

Gerne biete ich Ihnen an, dass wir uns dazu austauschen. Ich kenne unsere Tools natürlich sehr gut und wenn Sie Fragen zu Ihren konkreten Anwendungsfällen haben, kann ich Ihnen vielleicht sofort weiterhelfen. Buchen Sie einfach einen kurzen Zoom Call mit mir und wir tauschen uns dazu aus.

 

  • Unser Ansatz für Virtuelle Meetings: Zoom inkl. Integration für HubSpot und Office365. So lassen sich interne und auch externe Meetings visuell umsetzen. Durch die Integration von HubSpot, können Meetings direkt über das CRM - oder auch von Kontakten über ein Meeting - erstellt werden. Durch die Office365 Integration, treten bei der Erstellung von Meetings keine Konflikte auf, da nur freie Zeiten gebucht werden können.

  • Projektkommunikation: Slack inkl. Integration für Aworks, Office365 und HubSpot. Eigener Channel für jedes Projekt. Tasks und E-Mails, können durch die Integration immer in Slack zentral verwaltet werden.

  • Projektmanagement: Awork Projektmanagement Tool inkl. Slack Integration. Projekte und die dazugehörige Zeiterfassung kann einfach in Awork durchgeführt werden. Durch die Integration mit Slack, werden alle Teammitglieder zeitgerecht über Änderungen informiert.

  • Prozessmanagement: HubSpot "Projektmanagement Modul". Dieses Modul korrespondiert auch mit dem Marketing Kalender. Dadurch werden alle Tasks an zentraler Stelle angezeigt und Sie behalten die Übersicht.
  • Marketing Kalender: HubSpot Kalender Modul. Einerseits werden alle Aktivitäten (versendete Newsletter, erstellte Blog Beiträge und Social Media Aktivitäten angezeigt. Andererseits werden auch die unterschiedlichen Kampagnen übersichtlich nach Farben dargestellt. Dazu kommen noch die Tasks aus dem Prozessmanagement. Eine, für uns optimale Übersicht, die es einem zusätzlich erlaubt mit dem Team zu interagieren und zusätzliche Tasks und Themen anzulegen.
  • Reportings & Statistiken: HubSpot Analytics Tools & Dashboards. Einmal erstellt, erlauben es diese Berichte alle relevanten Informationen auf einen Blick zu erfassen. So kann z.B. das Content Team die relevanten Content Analytics sehen, während Social Media, die für sie relevanten Berichte erhält. Und das automatisiert.

  • Collaboration Tools: "Miro: the collaborative whiteboard platform for distributed teams" - wie sich die Lösung nennt - bietet unheimlich viele Möglichkeiten zur Visualisierung und Zusammenarbeit. So können unterschiedliche "Boards" zu Projekten zusammengefasst und auch hier mittels Slack Integration die Kommunikation zentral gehalten werden.
Michael Vaclav

Über den Autor:

Michael ist Senior Consultant Marketing & Sales Automation bei .brandREACH und für die Beratung von KundInnen hinsichtlich der Einführung & Optimierung von Marketing Automation zuständig. Darüber hinaus ist er Unterrichtender & Vortragender an Universitäten, Fachhochschulen und Fachkonferenzen zum Thema Marketing Automation.

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