So viel kostet die Einführung von HubSpot

25% der Befragten einer DMVÖ Studie sagen, dass intransparente Kosten ein Problem bei der Einführung von Marketing Automation sind. Das finden wir nicht gut. Sie bestimmt auch nicht. Was tun? Genau. Als Expert:innen auf dem Gebiet bringen wir ein wenig Licht ins Dunkel. 

Sie möchten wissen, wie Sie die Kosten für Ihr HubSpot Marketing Automation Projekt kalkulieren? Dann lesen Sie bitte weiter.

Lesetipp: Wie Sie mit HubSpot richtig starten!

Was kostet HubSpot wirklich?

Bevor wir uns den harten Zahlen widmen, lassen Sie uns das Thema von allen Seiten beäugen. Warum? Naja, HubSpot kostet Sie nicht nur die Lizenzen. Konkret sehen wir vier Bereiche, die in Ihrem Budget Platz finden sollten:

• Software & Lizenzkosten
• Setup & Onboarding
• Interner Personalaufwand
• Externe Ressourcen (z. B. Agenturleistungen)

Sehen wir uns diese Punkte im Detail an. 

HubSpot Software & Lizenzkosten

HubSpot besteht aus unterschiedlichen Hubs:

• CRM 
• Marketing Hub
• Sales Hub
• Service Hub

Dazu gibt es zwei weitere Hubs, die als Ergänzung zu den anderen Hubs gesehen werden:

• CMS Hub 
• Operations Hub (neu seit 2021)

Viele dieser Hubs gibt es in unterschiedlichen Versionen:

• Free
• Starter
• Professional 
• Enterprise

Wir fokussieren uns in diesem Artikel auf Professional und Enterprise. Warum? Erst ab dieser Version bekommen Sie eine Workflow-Engine und damit die Option auf echte Automation.

Eines vorweg: Die Zahlen stammen aus dem April 2021. HubSpot Preise sind immer in Bewegung. Also erschlagen Sie uns bitte nicht, wenn sich kurzfristig etwas ändert. Wir ziehen das schnellstmöglich nach.

HubSpot Marketing Hub Preisübersicht

Die Marketing Version von HubSpot hat kein User:innen-Limit. Sie können also ohne Bedenken Ihrem gesamten Team einen Zugang geben. Allerdings wird der Hub nach der Kontaktstufe berechnet. Also, auf Basis der im HubSpot CRM gespeicherten Kontakte, die über Marketingmaßnahmen kontaktiert werden sollen.

HubSpot Sales Hub Preisübersicht

Die Sales Version von HubSpot wird nach der Anzahl an User:innen berechnet. Die Lizenzen für User:innen richten sich allerdings nur nach jenen, die auch die bezahlten Funktionen von HubSpot verwenden.

Alle anderen User:innen können kostenlos auf das Portal zugreifen und auf Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets zugreifen.

HubSpot Service Hub Preisübersicht

Wie auch beim Sales Hub beruht das Pricing des Service Hub auf der Anzahl an User:innen. Und ebenfalls richten sich die Lizenzen für User:innen nur nach jenen, die auch die bezahlten Funktionen von HubSpot verwenden.

Alle anderen User:innen können kostenlos auf das Portal zugreifen und auf Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets zugreifen.

HubSpot CMS Hub Preisübersicht

Lange Zeit war der CMS Hub nur ein Add-on. Seit 2020 ist das CMS auch als eigenständiges Produkt zu erwerben. Wir sagen: endlich. Denn das HubSpot CMS bietet viele Vorteile, wenn man z.B. den Marketing Hub bereits im Einsatz hat. Fragen Sie uns ruhig, wir erzählen Ihnen gerne davon.

Die gute Nachricht: Es fallen weder auf User:innen- noch auf Kontaktbasis zusätzliche Kosten an.

HubSpot Operations Hub Preisübersicht

Wie auch beim CMS Hub, handelt es sich mehr oder weniger um eine Erweiterung. Es fallen auch hier keine weiteren Kosten an.

HubSpot Add-ons und Preise

Ein weiterer Punkt auf den Sie achten sollten, sind die Add-ons. Werfen Sie einen kritischen Blick darauf, bevor Sie eine Bestellung aufgeben. Nicht, dass hier noch Zusatzkosten auf Sie warten. Oder noch besser: Sprechen Sie mit uns. Wir haben das am Schirm.

Die gängigsten Add-ons sind:

• Ads Limit Increase: HubSpot hat eine eingebaute Schranke für das Tracken von Ads. Sie haben hohe Ad Spendings? Dann ist das vermutlich ein Thema für Sie.
  
  
• API Limit Increase: Sie haben in jeder Version Zugriff auf die API. Bei sehr hohen (und ich meine wirklich sehr hohen) API Aufrufen können Sie aber an ein Limit stoßen. Behalten Sie das bei Bedarf im Blick.
  
  
• Custom SSL: HubSpot liefert die eigenen Produkte mit einer Standard SSL Verschlüsselung aus. Wenn Sie Wert auf eine individuelle SSL Verschlüsselung legen, dann ist das das richtige Add-on für Sie.
  
  
• Reporting Limit Increase: Sie erstellen viele Reports und Dashboards? Möglicherweise brauchen Sie dazu dieses Add-on. Ehrlich? Hatten wir noch nie.
  
  
• Brand Domain Add-on: Das hatten wir schon öfter. HubSpot unterstützt zwar das Tracking von mehreren Domains, aber wenn Sie Ihre Online-Assets unter mehreren Domains verwalten wollen und getrennt nach Domains reporten wollen, dann kommen Sie um dieses Add-on nicht herum.
  
  
• Dedicated IP Add-on: HubSpot stellt standardmäßig shared IP-Adressen zur Verfügung. Wenn Sie lieber eine dedizierte eigene IP-Adresse möchten, um damit die Versandqualität ausschließlich in Ihre Hände zu legen, dann kann das die richtige Ergänzung sein.
  
  
• Transactional E-Mail Add-on: Die DSGVO und das TGK zwingen uns, es Kontakten zu erlauben, sich von sämtlicher Kommunikation abzumelden. Aber was, wenn Sie dennoch Mails versenden müssen? Z.B. im Störungsfall? Oder den Bestellstatus? Dann sollten Sie sich dieses Add-on überlegen.
  
  
• Und noch mehr: Das sind nicht alle Add-ons. Sie sehen schon, es wird schnell komplex. Die gängigsten Add-ons kennen Sie nun. Sie möchten auf Nummer sicher gehen? Reden Sie mit uns.

HubSpot Preise und Rabatte

Alle angeführten Preise sind Listenpreise. Und natürlich gibt es Rabatte. Wenn Sie z.B. Jahreszahlung statt monatlicher Zahlung wählen, erhalten Sie 10% Rabatt. Wenn Sie Marketing, Sales und Service als Bündel kaufen, liegt der Rabatt sogar bei 25%. Und natürlich gibt es individuelle Rabatte.

Diese können Sie gerne mit HubSpot direkt verhandeln. Oder aber: Sie kommen zu uns. Als #1 Performing Partner in Österreich seit 2019 und ebenfalls unter den Top 10 HubSpot Partner Agenturen im gesamten DACH Raum, wissen wir was möglich ist und verhandeln Ihr Paket individuell.

Was kostet das HubSpot Setup & Onboarding?

Die Softwarekosten stehen. Nun geht es an die Einrichtung. Hier gibt es einen Standard von HubSpot. Allerdings bieten Partner Agenturen - wie wir eine sind -  eigene Onboardings.

Der Vorteil: Wir können für Sie maßschneidern.

Der Nachteil: Jede Partner Agentur kann die Preise und Inhalte selbst gestalten.

So gerne ich hier eine Liste führen würde. Weder kennen wir die Onboardingkosten aller HubSpot Partner Agenturen, noch könnten wir eine vergleichbare Liste veröffentlichen. Deswegen finden Sie nachstehend die Preise von HubSpot und ebenfalls unsere aufgelistet.

HubSpot Onboarding Kosten

Die aufgelisteten Kosten entstehen, wenn Sie das Onboarding direkt mit HubSpot machen. Da HubSpot immer wieder Aktionen fährt, sind hier lediglich die Grundpreise angegeben.

Unsere Onboarding Kosten

Jedes Unternehmen ist anders. Und nicht immer passen unsere Pakete punktgenau auf Ihre Anforderungen. Deswegen besprechen wir mit Ihnen, welche Anforderungen Sie haben und welche Lösung ideal für Sie ist. Nachstehend finden Sie daher eine Liste an Services, die wir abseits von Fixpreispaketen für Sie erbringen:

• Individuelles HubSpot Consulting: Sie haben Fragen zu HubSpot? Ihr Account ist Kraut & Rüben? Sie stehen an und wissen nicht weiter? Dann finden wir für Sie die passende Lösung.
  
  
• Schnittstellen & Datenmigration: Sie wollen Ihren Datenbestand aufräumen, nach HubSpot migrieren oder HubSpot an Drittsysteme andocken und das benötigte Set an Daten syncen? Wir helfen Ihnen weiter.
  
  
• Marketing Automation Consulting: Ihre Marketing Automation Strategie ist nicht das Gelbe vom Ei? Dann lassen Sie uns reden. 
  
  
• Sales Automation Consulting: Ein neues CRM löst Ihre Herausforderungen im Sales nicht? Besonders dann, wenn die Mitarbeiter:innen im Sales die Lösung nicht annehmen oder der Prozess noch immer so funktioniert, wie vor 10 oder 20 Jahren? Wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam professionelle Sales Strategien mit einem Höchstmaß an Automatisierung.
  
  
• Service Automation Consulting: Sie haben die Silos satt und wollen Ihr Service Team auch endlich in Ihr CRM holen? Dann helfen wir Ihnen bei Ihrem Umstieg auf den HubSpot Service Hub und dem Transport Ihrer Service Prozesse.

Wie hoch ist Ihr interner Personalaufwand bei der Einführung von HubSpot?

Diese Frage ist nicht einfach zu beantworten. Sind Sie ein kleineres Unternehmen oder ein internationaler Konzern? Betreiben Sie bereits erfolgreich Marketing oder wollen Sie Ihre Anstrengungen in diesem Bereich erst starten? Sie sehen, es hängt von vielen Faktoren ab.

Damit Sie einen Eindruck bekommen, was auf Sie zukommt, haben wir einen typischen Projektablauf dargestellt. Natürlich kann das im Einzelfall variieren.

Größer und im Detail können Sie die Grafik unter folgendem Link aufrufen: HubSpot Demo Projektablauf 

Monat 01: Strategie & Definitionen

Das erste Monat dreht sich um das strategische Setup. Je nachdem, ob Sie Ihre Marketing Automation Strategie bereits im Vorfeld erstellt haben oder gerade erst damit beginnen, sind hier mehr oder weniger Tasks zu erledigen. Natürlich variiert der Aufwand abhängig davon, ob Sie externe Unterstützung - wie zum Beispiel durch uns - in Anspruch nehmen oder nicht. 

Trotzdem sollten Sie - wenn Sie alles intern abdecken - jeden Block (also Marketing Automation Strategie, HubSpot Setup und Schnittstellendefinition) mit je 20 bis 40 Stunden pro Block einplanen.

Monat 02: Umsetzung & Vorbereitung

Im zweiten Monat haben Sie - wenn Sie sich im Ersten schon so richtig reingehängt haben - den strategischen Unterbau abgeschlossen. Also geht es nun um die Umsetzung. Etwaige Schnittstellen müssen programmiert, der erste Content produziert und all das entsprechend in HubSpot eingerichtet werden.

Als Daumenregel können Sie pro Block mit 20 bis 40 Stunden Aufwand rechnen. Wobei die Content Produktion und auch die Programmierung von Schnittstellen deutlich mehr ausmachen kann. Schon alleine, wenn es mehr als eine Schnittstelle gibt. Genauere Angaben lassen sich pauschal nicht machen, aber zumindest ein ungefähres Gefühl möchten wir Ihnen mitgeben.

Monat 03: Go-live und laufender Betrieb

Strategie: Check. Setup: Check. Jetzt beginnt der Regelbetrieb. Mit wie viel Aufwand müssen Sie da rechnen? Idealerweise - wenn Sie schon Digital Marketing betreiben - können Sie das selbst abschätzen. 

Sie werden laufend neuen Content produzieren, Ads schalten und Lead Nurturing Strecken einrichten. Dafür fallen viele andere Stand-alone Tasks weg. Das sollte sich also die Waage halten.

Und die HubSpot Nutzung selbst? Der Aufwand ist eigentlich überschaubar. Immerhin sprechen wir im engeren Sinne ja "nur" von der Dokumentation der Prozesse und der Einrichtung von Workflows. Alles andere - inklusive Reporting - bleibt gleich oder wird weniger Aufwand.

Je nach Größe Ihres Unternehmens kann daher im Monat schon ein halber Tag bis Tag völlig ausreichen. 

Mit welchen externen Aufwänden müssen Sie eventuell noch rechnen?

Eigentlich liegt es auf der Hand. Aber Vollständigkeitshalber sei es dennoch erwähnt. Vielleicht haben Sie eine externe Content Agentur. Oder auch eine Social Media Agentur. Hier wird sich einiges ändern.

Marketing Automation benötigt Content. Viel Content. Sollten Sie diesen also ausgelagert haben, wäre das sicher ein guter Moment, um auch darüber nachzudenken vielleicht dieses Know-how nach Innen zu holen. 

Sollten Sie das nicht wollen, können die Aufwände deutlich steigen. Für eine gute Inbound Agentur, die Ihnen die Erstellung von Content entlang der Buyers Journey abnimmt, müssen Sie im Monat schon mit ca. EUR 4.500,- bis EUR 10.000,- rechnen. Je nachdem wie viel Content Sie gleichzeitig produziert haben wollen.

Die gute Nachricht: Andere externe Aufwände fallen ziemlich sicher weg. Zum Beispiel die extra SEO, SEA oder Social Agentur. Warum? Weil durch Marketing Automation alles aus einer Hand abgewickelt werden kann und dadurch diese Silos nicht mehr nötig sind. So gesehen handelt es sich oft weniger um zusätzliche Kosten, als um eine Verschiebung von Budgets.

Fazit: HubSpot Kosten

Sie sehen schon. Auch wenn wir eine komplette Übersicht geben wollen, ist vieles doch sehr individuell. Wir hoffen aber, dass Sie nun einen guten Überblick haben.

Für eine genaue Schätzung empfehlen wir Ihnen ein Gespräch mit uns. Wir wissen welche Fragen wir stellen müssen und können Ihnen genau sagen, womit Sie rechnen können.