Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe von ChatGPT erstellt.
Neu in HubSpot:
Workflows direkt aus dem Datensatz starten – so einfach war Automatisierung noch nie
In der neuesten Folge unseres Podcasts haben wir über ein kleines, aber äußerst wirkungsvolles Update in HubSpot gesprochen, das vielen Nutzer:innen im Alltag eine Menge Klicks und Umwege erspart: Ab sofort können Workflows direkt aus einem Datensatz heraus gestartet werden – ganz ohne den Umweg über das Workflow-Tool. Was das bedeutet, wie es funktioniert und warum es ein echter Gamechanger ist, erklären wir in diesem Beitrag.
Bisherige Hürden bei der manuellen Workflow-Aufnahme
Wer bislang einen Kontakt, ein Unternehmen oder ein Ticket manuell in einen Workflow aufnehmen wollte, musste sich durch das Workflow-Tool navigieren, den passenden Workflow heraussuchen und über mehrere Klicks die Aufnahme anstoßen. Alternativ setzten viele Teams auf sogenannte Custom Properties, die als Workaround dienten: Wurde z. B. ein bestimmter Wert ausgewählt, startete ein Workflow im Hintergrund.
Diese Methoden funktionierten – waren aber aufwendig, fehleranfällig und oft nicht ideal für Nutzer:innen im Vertrieb oder Kundenservice, die keinen direkten Zugriff auf das Workflow-Tool haben.
Das neue Feature: Workflows direkt im Datensatz starten
Mit dem neuen HubSpot-Update gehört dieser Umweg der Vergangenheit an. Über eine sogenannte CRM-Card in der rechten Seitenleiste eines Datensatzes (z. B. Kontakt, Unternehmen, Ticket) können Nutzer:innen nun mit nur einem Klick einen passenden Workflow starten – ohne das Tool zu verlassen.
Die wichtigsten Eckpunkte im Überblick:
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Verfügbarkeit: Gilt für alle Objekttypen (Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets etc.).
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Voraussetzung: Der Workflow-Typ muss zum Objekttyp passen (z. B. Kontakt → kontaktbasierter Workflow).
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Anzahl der Workflows: Bis zu sieben Workflows können pro Karte hinterlegt werden.
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Zielgruppe: Vertriebs-, Service- oder Marketingteams – auch ohne Admin-Zugriff auf Workflows.
Konkrete Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Das neue Feature eröffnet viele spannende Möglichkeiten für den Alltag in Vertrieb, Marketing und Service. Hier ein paar typische Use Cases:
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Event-Anmeldung aus dem Sales-Team: Ein Lead soll zu einem Event angemeldet werden? Mit einem Klick startet der Workflow, der die Daten an Eventbrite überträgt.
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Datenqualität verbessern: Ein Workflow sorgt für automatische Formatierungen – z. B. E-Mail-Adressen kleinschreiben, Vorname groß.
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ERP-Übergabe manuell steuern: Über einen Button im CRM kann ein Kontakt genau dann ins ERP-System übertragen werden, wenn der Vertrieb entscheidet, dass ein Angebot erstellt werden soll.
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Vermeidung von Custom Properties: Keine Pflege und kein Wildwuchs mehr im CRM – das manuelle Starten von Workflows ist jetzt so simpel, dass zusätzliche Felder überflüssig werden.
Wer bekommt das Feature?
Gute Nachrichten: Das neue Feature steht allen Nutzer:innen mit Zugriff auf Workflows zur Verfügung – egal ob im Sales Hub, Marketing Hub, Service Hub oder Operations Hub.
Fazit: Kleines Update, große Wirkung
Mit der neuen Möglichkeit, Workflows direkt aus einem Datensatz zu starten, macht HubSpot einen weiteren Schritt in Richtung Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. Für viele Teams bedeutet das: weniger Klicks, weniger Workarounds, mehr Automatisierung – genau dann, wenn sie gebraucht wird.
Weiterführende Informationen und Community-Angebote
Seit 2024 leiten wir die offizielle HubSpot User Group in Wien. Wir treffen uns einmal im Monat persönlich und diskutieren ein spezielles HubSpot-Thema. Wenn Sie auch einmal vorbeikommen möchten, können Sie sich unter nachstehendem Link einfach kostenlos anmelden: events.hubspot.com/wien
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- Anleitung zur Nutzung: https://knowledge.hubspot.com/de/workflows/enroll-records-in-workflows-using-crm-cards
