Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe des HubSpot Breeze Content Agent erstellt.
Automatisierte Notizen in HubSpot: Effiziente Workflows für eine verbesserte Datenorganisation
HubSpot hat ein neues Update für Workflows eingeführt, das die Notizerstellung automatisiert. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, wichtige Informationen strukturiert und ohne manuellen Aufwand an relevante Teams weiterzugeben. In diesem Artikel werden die Neuerungen, mögliche Anwendungsfälle und die Vorteile für die Prozessoptimierung erläutert.
Was ist neu? Die Workflow-gestützte Notizfunktion
Bisher mussten Notizen in HubSpot manuell einem Datensatz, wie etwa Kontakte, Deals oder Tickets, hinzugefügt werden. Mit dem aktuellen Update können Notizen nun automatisch über Workflows erstellt und verwaltet werden. Die wichtigsten Funktionen dieser Neuerung umfassen:
- Automatisierte Notiz-Erstellung: Notizen können basierend auf bestimmten Auslösern automatisch einem Datensatz hinzugefügt werden.
- Personalisierung und dynamische Inhalte: Mithilfe von Personalisierungstokens können dynamische Daten wie Vertragsdetails, Ansprechpartner oder Statusinformationen aus dem Datensatz oder verknüpften Datensätzen eingefügt werden.
- Anpinn-Funktion: Notizen können automatisch oben im Datensatz angeheftet werden, um wichtige Informationen auf einen Blick sichtbar zu machen.
- Universelle Verfügbarkeit: Diese Funktion steht für alle Objekte in HubSpot zur Verfügung, darunter Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und sogar benutzerdefinierte Objekte.
So funktioniert die automatisierte Notizerstellung in der Praxis
Ein typischer Anwendungsfall ist die Übergabe eines Kunden vom Sales- an das Serviceteam. In diesem Prozess müssen oft viele relevante Informationen wie Vertragsdetails, Zeitpläne oder spezielle Kundenwünsche übergeben werden. Durch die neue Workflow-Funktion können diese Daten strukturiert in einer automatisierten Notiz zusammengefasst und im CRM hinterlegt werden. Das Ergebnis ist ein klarer und einheitlicher Informationsfluss ohne manuellen Aufwand.
Vorteile der neuen Funktion
Die Automatisierung der Notizen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Zeitersparnis: Mitarbeitende müssen nicht mehr manuell Notizen erstellen und pflegen, was die Arbeitsbelastung reduziert.
- Fehlerminimierung: Da alle relevanten Informationen automatisch und einheitlich gespeichert werden, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Daten bei der Übergabe verloren gehen oder vergessen werden.
- Strukturierte Informationsweitergabe: Teams können sicher sein, dass relevante Daten immer an einem zentralen Ort auffindbar sind und in einheitlicher Form vorliegen.
Sandra Simlinger, Co-Host des Podcasts, hebt hervor, dass diese Neuerung ein bedeutender Schritt zur Prozessoptimierung ist. Besonders in größeren Unternehmen, in denen mehrere Teams zusammenarbeiten, erhöht die automatisierte Notizerstellung die Effizienz und verbessert die Zusammenarbeit.
Wie wurde das Problem bisher gelöst?
Vor dem Update mussten Notizen manuell erstellt werden. Einige Nutzer:innen nutzten Textbausteine oder Vorlagen, um die Notizerstellung zu beschleunigen. Diese Lösung war jedoch zeitaufwändig und bot keine Möglichkeit zur dynamischen Anpassung von Inhalten basierend auf Datensatzwerten.
Wer kann die neue Funktion nutzen?
Das Update ist für alle Nutzer:innen verfügbar, die Workflows in HubSpot nutzen können. Dies umfasst die Professional- und Enterprise-Versionen des Marketing-, Sales-, Service- und Operations-Hubs. Unternehmen mit diesen Hubs können ab sofort von der verbesserten Notizfunktion profitieren.
Weiterführende Informationen und Community-Angebote
Die vollständige Beschreibung des Updates sowie Anleitungen zur Implementierung finden Interessierte in der Podcast-Beschreibung oder auf der Website von Brandreach. Darüber hinaus lädt die HubSpot User Group in Wien, geleitet von brandREACH, regelmäßig zu Stammtischen ein. Diese Treffen bieten eine Gelegenheit zum Networking und Austausch zu HubSpot-Themen. Anmelden kann man sich unter events.hubspot.com/wien
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