Effizienz im Meeting-Dschungel: Wie KI die Meetingwelt revolutioniert

Erfahren Sie, wie KI-gestützte Note Taker die Effektivität von Meetings mit Kunden im Vertrieb und Kundenbetreuung verbessern können. Vermeiden Sie Informationsverluste und verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Sales und Projektteams.

Schon mal erlebt? Ein Projekt scheitert an verlorenen Informationen

Es war einmal ein ambitioniertes Projekt, das alles hatte, um ein großer Erfolg zu werden: ein engagiertes Team, eine innovative Idee und die Unterstützung einer größeren Kund:in. Doch trotz aller Voraussetzungen scheiterte das Projekt – und der Grund war so simpel wie ärgerlich: verlorene Informationen.

Wichtige Details, die in Meetings besprochen wurden, gingen unter, Aufgaben wurden vergessen, und die Kommunikation zwischen den Vertriebs- und Projektteams brach zusammen. Ein klassisches Beispiel dafür, wie das Fehlen einer effektiven Informationsübergabe selbst die besten Vorhaben zum Scheitern bringen kann.

Auch wenn es sich hier um ein erfundenes Beispiel handelt, passieren solche Dinge in der Realität immer wieder. Und - ganz ehrlich - wem ist es nicht schon einmal passiert, dass - trotz größter Anstrengungen - die eine oder andere Information einfach untergegangen ist oder man sich im Meeting, virtuell oder persönlich, gegenübersitzt und die eine oder andere Seite eine andere Erinnerung an bereits besprochenes hat?

Die Herausforderung: Meetings in der B2B-Welt ohne Informationsverlust gestalten

In der Welt des Vertriebs und der Kundenbetreuung sind Meetings unverzichtbar. Sie dienen dem Austausch von Ideen, der Klärung von Anforderungen und der Festlegung von Zielen.

Doch so wertvoll sie auch sein mögen, ist es nicht so einfach alle Informationen aufzunehmen: Aufgaben, die in der Hitze des Gesprächs vereinbart, aber später nicht umgesetzt werden, und Meeting-Protokolle, die entweder lückenhaft sind oder ganz fehlen. So gehen oft wertvolle Informationen verloren, was nicht nur zu Missverständnissen führt, sondern auch den Erfolg von Projekten gefährdet.

Drei Monate später

Sich keine Notizen zu machen oder diese nur Stichwortartig anzufertigen, ist tatsächlich nicht der beste Weg, um auch in drei oder sechs Monaten noch zu wissen, was man eigentlich besprochen hat. Natürlich klappt das mit den Stichworten manchmal. Aber eben nicht immer. Und wenn man Murphys Gesetz folgt, wird alles was schiefgehen kann auch schief gehen und die vielleicht mit einem Wort beschriebene Anforderung, die vor drei Monaten noch absolut Sinn ergab, nicht mehr berücksichtig, weil man genau dieses Detail vergessen hat.

Ein anderes Team, eine andere Perspektive

Im Vertrieb geht man oft davon aus, dass man Notizen für sich selbst macht. Meiner Erfahrung nach stimmt das nur, wenn man den Auftrag nicht gewinnt. Denn für Projektteams ist es enorm hilfreich zu wissen, was über die jeweiligen Meetings hinweg besprochen wurde. Auf Basis von fehlender Dokumentation oder Schlagworten? Eher schwer.

Ich weiß, was wir letzten Sommer besprochen haben

Erinnerungen verändern sich mit der Zeit. Das ist wissenschaftlich erwiesen. Aber wir kennen wohl alle das Szenario, indem eine Kund:in eine andere Erinnerung über das besprochene hat als man selbst. Und das ist schon dramatisch genug, wenn die Kund:in mit einer Person spricht, die damals dabei war. Stellen wir uns aber vor, dass die handelnden Personen initial Sales waren und später Projektteams sind?

Vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen

Manchmal sind Vertriebszyklen extrem lang und benötigen viele Meetings, Telefonate und Abstimmungen. Wenn Sie also nach einer bestimmten Information suchen, kann es schon etwas Zeit in Anspruch nehmen, sich durch die Vielzahl dieser protokollierten Informationen zu wühlen. Sofern diese überhaupt existieren. Und natürlich nur, wenn diese auch umfangreich dokumentiert wurden. Wie viel Arbeit würden Sie sich ersparen, wenn Sie ein Summary des jeweiligen Meetings hätten, damit Sie schneller herausfinden, wo die gewünschte Information tatsächlich zu finden ist?

Die Lösung: KI-gestützte Note-Taker

Besonders in B2B-Unternehmen, wo die Übergabe von Informationen zwischen Sales und den Projektteams entscheidend ist, können solche Kommunikationslücken verheerende Auswirkungen haben. Doch die gute Nachricht ist: Wir leben im Zeitalter der Technologie, und für fast jedes Problem gibt es mittlerweile eine Lösung.

Eine dieser revolutionären Lösungen sind KI-gestützte Note Taker. Diese intelligenten Helfer sind in der Lage, während Meetings zuzuhören, zu erkennen, wer was sagt, Aufgaben zu extrahieren, eine Zusammenfassung des Gesagten zu schreiben und ein vollständiges Protokoll anzufertigen. Stellen Sie sich vor, kein Detail geht mehr verloren, jede Aufgabe wird erfasst, und jedes Wort ist dokumentiert. Das klingt fast zu schön, um wahr zu sein, oder?

Aber nicht nur damit nichts vergessen wird, sind diese Tools spannend: Sie reduzieren auch den manuellen Aufwand. Stichwortartige Mitschriften müssen nicht mehr ausformuliert oder gar erst im Anschluss an ein Meeting erstellt werden.

Und vergessen wir nicht, dass es Meetings gibt, bei denen man oftmals gar nicht oder nur schwer in der Lage ist, eine Mitschrift zu führen. Ich denke da an Präsentation, Demos und vieles mehr. Natürlich ist es möglich eine weitere Person - und das wurde in der Vergangenheit auch oft gemacht - zur Erstellung der Mitschrift, mitzunehmen. Effizient ist das natürlich nicht.

Integration in CRM-Systeme: Ein Game-Changer

Doch es wird noch besser: Die wahre Stärke dieser KI-Tools zeigt sich, wenn sie in bestehende CRM-Systeme integriert werden. Auf diese Weise sind alle Informationen nicht nur vollständig und leicht zugänglich, sondern auch genau dort, wo sie gebraucht werden – im Hirn Ihres Unternehmens.

Die entsprechenden Tasks sind direkt im CRM sichtbar und können ohne Zeitverlust bearbeitet werden. Eine solche Integration sorgt für einen nahtlosen Informationsfluss und eine deutliche Effizienzsteigerung in der Projektarbeit.

Ich sehe diese CRM-Integration übrigens auch als ein Muss: Denn selbst wenn nur ab und an ein Protokoll den Weg vom Note-Taker nicht ins CRM findet, schwindet das Vertrauen und das ganze Thema führt sich selbst ad absurdum. 

Aber welche Tools mit deutscher Spracherkennung gibt es denn aktuell überhaupt?

Tja, das ist natürlich nicht so einfach. Die meisten Tools kommen aus dem US-Raum. Auch wenn viele davon deutsche Sprachoptionen bieten, sollten Sie sich diese vorher genau ansehen, um nicht später Ihren Tool-Friedhof weiter anzufüllen.

Trotzdem möchte ich Ihnen ein paar Tools aufzeigen, die Sie sich vielleicht wirklich genauer ansehen sollten:

Copilot: Microsoft hat für seine 365-Lösungen bzw. auch Dynamics 365, einen wirklich coolen Assistenten ins Leben gerufen, der unter anderem, genau diese Leistungen erbringen kann. 
Leider ist (noch?) keine Integration in das HubSpot CRM vorgesehen. Daher lassen sich die Informationen nicht direkt übertragen. Hier erfahren Sie einige Details: Microsoft Copilot für Microsoft 365 

Sally AI: Ein Unternehmen aus Deutschland, dass vor einiger Zeit den Need an einer solchen Lösung erkannt und beschlossen hat, etwas dagegen zu unternehmen. Deutsche Spracherkennung funktioniert und eine Integration in das HubSpot CRM ist auch schon vorhanden. Mehr Informationen gibt es hier: Sally AI Website 

Fireflies.ai: Ein Unternehmen aus Kalifornien, dass ebenfalls Meetings transkribiert und an z.B. das HubSpot CRM übertragen kann. Aktuell bietet das Tool 60+ Sprachen laut Ihrer Webseite an. Darunter auch Deutsch. Mehr Informationen, finden Sie hier: Fireflies.at Website

Neugierig geworden?

Die Einführung von KI-gestützten Note Takern in Ihr Unternehmen könnte der Schlüssel sein, um die Effizienz Ihrer Meetings zu steigern, den Informationsfluss zu verbessern und letztendlich den Erfolg Ihrer Projekte zu sichern. In einer Welt, in der die Zeit ein kostbares Gut ist und der Wettbewerb nur einen Schritt entfernt, könnten diese Tools genau das sein, was Ihr Unternehmen braucht, um einen Vorsprung zu gewinnen.

Hinweis in eigener Sache: Wenn Sie sich mit KI-Tools für Businessprozesse im Marketing & Sales Bereich beschäftigen und gleichgesinnte suchen, lassen Sie uns mal reden: Link zum Kalender