Aufgrund der aktuellen Situation sind viele Unternehmen auf der Suche nach Lösungen, wie Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen und externen Partner:innen gemeinsam, möglichst optimal zusammenarbeiten können.
Wir, bei brandREACH, hatten als Marketing Automation Agentur schon von Anfang an Home Office und damit Telearbeit, Remote Work - oder wie auch immer Sie es nennen möchten -, im Unternehmen etabliert. Gleichzeitig setzen wir auch schon seit Jahren auf zukunftsweisende Technologien im Bereich Collaboration.
Deswegen ist zumindest dieser Aspekt in der augenblicklichen Situation weniger eine Herausforderung für uns.
Da allerdings viele Unternehmen in diesem Bereich weniger erfahren sind, darf ich unsere Methoden mit Ihnen teilen. Vielleicht hilft es dem einen oder anderem Team etwas weiter.
Aus unserer Sicht gibt es 5 Bereiche, die für ein produktives Miteinander sorgen. Auch, wenn die handelnden Personen räumlich getrennt sind. Wenn Sie weitere Aspekte oder Fragen dazu haben, lassen Sie es mich einfach wissen und ich aktualisiere diesen Artikel. Immerhin könnten andere Unternehmen dieselben Fragen haben.
Natürlich können Sie auch einfach telefonieren. Besser sind allerdings Lösungen, mit denen sich Ihre Teams nicht nur hören, sondern auch sehen können.
Wir nutzen für diese Meetings zoom als Konferenzsoftware. Durch die Integration in unsere restliche Systemlandschaft (Office365, HubSpot), eignet sich die Lösung hervorragend für kleine Meetings von nur 2 Personen, bis hin zu größeren Gruppenbesprechungen.
Ich glaube, näher muss ich an diesem Punkt nicht auf Konferenztools eingehen. Das ist eigentlich ein Thema, dass die meisten Unternehmen ohnehin schon berücksichtigt haben, oder?
Wenn es um Projekte, Kampagnen oder andere Vorhaben geht (in unserem Fall auch sehr oft Kund:innenprojekte), empfiehlt es sich, die Kommunikation zu strukturieren. So können Sie auch später alles nachvollziehen.
Wir nutzen dazu Slack für die Kommunikation. Für jedes Thema wird ein eigener Channel angelegt und abgeschlossene Themen, werden archiviert. So geht nichts verloren, Sie behalten aber dennoch die Übersicht.
Wichtige E-Mails, lassen sich durch die Outlook Integration in den jeweiligen Channels verschieben. So ist sichergestellt, dass alle relevanten Details auch später noch auffindbar sind.
Slack hat allerdings auch viele Standardintegration, die ein Arbeiten mit unserer restlichen Toolchain für diesen Bereich, vereinfacht. So können wir aus Slack heraus Tasks in HubSpot anlegen und wissen damit, was konkret zu erledigen ist. Gleichzeitig ist Slack auch mit unserem Projektmanagement Tool Awork kompatibel. Sie sehen: Die komplette Kommunikation kann so, sehr einfach zentralisiert werden.
Die große Herausforderung ist es, den Gesamtüberblick über unterschiedliche Projekte und Prozesse zu behalten.
Ein kurzer Einwurf: Im Marketing ist fast ausschließlich von Projekten die Rede. Wir, bei brandREACH, unterscheiden allerdings zwischen Projekt und Prozess auf Basis der allgemein gültigen Projektmanagement Definitionen.
Um hier nicht zu akademisch zu werden, nur eine einfache Unterscheidung an dieser Stelle: Projekte sind Tätigkeiten, die zum ersten Mal oder überhaupt nur einmal durchgeführt werden. Prozesse hingegen sind Routineaufgaben. Somit ist die Bewerbung eines Webinars (außer eben man macht es nur einmal) in Wirklichkeit ein Prozess und kein Projekt.
Diese Unterscheidung ist wichtig, da Projektmanagement Tools meistens nicht über die Funktionalitäten verfügen, die Sie für - eigentlich - Prozesse benötigen.
So arbeiten wir Routine Tasks ab
Wir nutzen das Projektmanagement Modul (ja, es ist eigentlich ein Prozessmanagement Tool) aus HubSpot. Damit lassen sich Prozessvorlagen (z.B. alle Schritte für die Bewerbung eines Webinars) anlegen, den jeweiligen KollegInnen zuweisen und terminieren. Sie können kommentieren, Dateien hochladen und so weiter. Also eigentlich alles, was Sie brauchen, um wiederkehrende - aber dennoch komplexe - Routineaufgaben abzuarbeiten und auch Freigabeprozesse abzubilden.
Und das Gute daran: Der aktuelle Status ist auch immer sichtbar.
Besonders gut daran ist, dass wir auch hier wieder eine Integration in Slack und natürlich auch alle anderen Tools verwenden können.
So arbeiten wir an komplexen Projekten
Für echte Projekte nutzen wir - wie schon kurz angeschnitten - Awork. Das Tool stammt aus derselben Feder wie HQ. Die bekannte Agentursoftware, ist aber eine deutlich abgespecktere Version und bietet eigentlich alles, was Sie im Projektmanagement benötigen.
Es gibt Task-Listen, Canban-Boards, Projektvorlagen und auch externe Zugänge, damit Kund:innen und externe Beteiligte am Projekt partizipieren können.
Auch hier kommt uns die Integration in Slack zugute.
Ich habe jetzt schon einige Einzelthemen behandelt. Widmen wir uns nun dem übergeordneten Thema. Nämlich der Frage, wie Sie auch Remote die Übersicht behalten. Schließlich können Sie weder Projekte noch Prozesse in ihrer Gesamtheit monitoren, wenn alles nur auf Einzel-Tool Ebene nachzuvollziehen ist.
Was also noch entscheidend ist, ist eine aggregierte Ansicht. Und hier kommt unser "Marketing Kalender ins Spiel. Während Projekte vollständig im PM Tool abgebildet sind, werden alle Tasks automatisch im Marketing Kalender abgebildet.
Alles, was Sie über das bereits beschriebene Prozessmanagement Modul abbilden, wird im Kalender dargestellt. Jeder Task, jede Aufgabe. Somit behalten Sie immer die komplette Übersicht und Ihre Team Mitglieder wissen, was Sie an welchen Tag zu tun haben.
Was passiert eigentlich, wenn Sie selbst nicht anwesend ist? Liegen die Reporting Excel Files alle auf einer lokalen Festplatte im Office?
Was passiert, wenn sie am Share liegen und Sie sich gegenseitig überschreiben? Und: Müssen diese überhaupt manuell gepflegt werden?
All unsere Berichte erstellen sich von selbst und mit frei konfigurierten Dashboards kann jedes Teammitglied mit einem eigenen User darauf zugreifen. Auch diese Funktion beziehen wir aus HubSpot.
Ich lasse jetzt einmal Dinge weg, die ohnehin schon weite Verbreitung haben: Z.B. Office365 oder die GSuite, sondern beschränke mich darauf, wie Teams zusammenarbeiten können, die es eigentlich gewohnt sind, in Workshops kreative Ergebnisse zu erzielen.
Ob es nun die Ausarbeitung von Buyer Personas, Workflows & Prozesse oder Kampagnenplanungen sind. All diese Dinge können auch einfach online gemeinsam erstellt und bearbeitet werden. Wir nutzen dazu Miro - Visual Collaboration Software.
Hier nochmals zusammengefasst unsere Lösungsansätze für effizientes, verteiltes Arbeiten im Marketing. Wir stimmen all unsere Tools aufeinander ab, um möglichst keine Silos zu produzieren - vor allem dann nicht, wenn Silos zu zusätzlichem Aufwand führen.
Vielleicht hilft Ihnen unser Setting ja weiter und Sie können in Ihrem Unternehmen ebenfalls ein, in sich geschlossenes Öko-System, implementieren.
Gerne biete ich Ihnen an, dass wir uns dazu austauschen. Ich kenne unsere Tools natürlich sehr gut und wenn Sie Fragen zu Ihren konkreten Anwendungsfällen haben, kann ich Ihnen vielleicht sofort weiterhelfen. Buchen Sie einfach einen kurzen Zoom Call und wir tauschen uns dazu aus.