Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe von ChatGPT erstellt.
In der neuesten Folge unseres Podcasts haben wir über ein kleines, aber äußerst wirkungsvolles Update in HubSpot gesprochen, das vielen Nutzer:innen im Alltag eine Menge Klicks und Umwege erspart: Ab sofort können Workflows direkt aus einem Datensatz heraus gestartet werden – ganz ohne den Umweg über das Workflow-Tool. Was das bedeutet, wie es funktioniert und warum es ein echter Gamechanger ist, erklären wir in diesem Beitrag.
Wer bislang einen Kontakt, ein Unternehmen oder ein Ticket manuell in einen Workflow aufnehmen wollte, musste sich durch das Workflow-Tool navigieren, den passenden Workflow heraussuchen und über mehrere Klicks die Aufnahme anstoßen. Alternativ setzten viele Teams auf sogenannte Custom Properties, die als Workaround dienten: Wurde z. B. ein bestimmter Wert ausgewählt, startete ein Workflow im Hintergrund.
Diese Methoden funktionierten – waren aber aufwendig, fehleranfällig und oft nicht ideal für Nutzer:innen im Vertrieb oder Kundenservice, die keinen direkten Zugriff auf das Workflow-Tool haben.
Mit dem neuen HubSpot-Update gehört dieser Umweg der Vergangenheit an. Über eine sogenannte CRM-Card in der rechten Seitenleiste eines Datensatzes (z. B. Kontakt, Unternehmen, Ticket) können Nutzer:innen nun mit nur einem Klick einen passenden Workflow starten – ohne das Tool zu verlassen.
Verfügbarkeit: Gilt für alle Objekttypen (Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets etc.).
Voraussetzung: Der Workflow-Typ muss zum Objekttyp passen (z. B. Kontakt → kontaktbasierter Workflow).
Anzahl der Workflows: Bis zu sieben Workflows können pro Karte hinterlegt werden.
Zielgruppe: Vertriebs-, Service- oder Marketingteams – auch ohne Admin-Zugriff auf Workflows.
Das neue Feature eröffnet viele spannende Möglichkeiten für den Alltag in Vertrieb, Marketing und Service. Hier ein paar typische Use Cases:
Event-Anmeldung aus dem Sales-Team: Ein Lead soll zu einem Event angemeldet werden? Mit einem Klick startet der Workflow, der die Daten an Eventbrite überträgt.
Datenqualität verbessern: Ein Workflow sorgt für automatische Formatierungen – z. B. E-Mail-Adressen kleinschreiben, Vorname groß.
ERP-Übergabe manuell steuern: Über einen Button im CRM kann ein Kontakt genau dann ins ERP-System übertragen werden, wenn der Vertrieb entscheidet, dass ein Angebot erstellt werden soll.
Vermeidung von Custom Properties: Keine Pflege und kein Wildwuchs mehr im CRM – das manuelle Starten von Workflows ist jetzt so simpel, dass zusätzliche Felder überflüssig werden.
Gute Nachrichten: Das neue Feature steht allen Nutzer:innen mit Zugriff auf Workflows zur Verfügung – egal ob im Sales Hub, Marketing Hub, Service Hub oder Operations Hub.
Mit der neuen Möglichkeit, Workflows direkt aus einem Datensatz zu starten, macht HubSpot einen weiteren Schritt in Richtung Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. Für viele Teams bedeutet das: weniger Klicks, weniger Workarounds, mehr Automatisierung – genau dann, wenn sie gebraucht wird.
Seit 2024 leiten wir die offizielle HubSpot User Group in Wien. Wir treffen uns einmal im Monat persönlich und diskutieren ein spezielles HubSpot-Thema. Wenn Sie auch einmal vorbeikommen möchten, können Sie sich unter nachstehendem Link einfach kostenlos anmelden: events.hubspot.com/wien
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Eine Anleitung zum aktuellen Inhalt gibt es hier: