Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe von ChatGPT erstellt.
Datenschutz ist für viele Unternehmen ein sensibles Thema, das nicht selten mit Aufwand und Unsicherheit verbunden ist. Besonders dann, wenn Kundinnen und Kunden Auskunft über gespeicherte Daten verlangen oder eine Löschung beantragen, stellt sich die Frage: Wie lässt sich das sauber, transparent und rechtskonform abwickeln? Genau hier setzt ein neues Feature von HubSpot an, das den Prozess deutlich vereinfacht.
Über die Datenschutz-Einstellungen in HubSpot gibt es nun den „Manager für Datenanfragen“. Dort lässt sich mit wenigen Klicks eine Landingpage erstellen, die ein spezielles Formular enthält. Über dieses Formular können Website-Besucher, Leads oder bestehende Kontakte ihre Datenschutzanfragen direkt einreichen. Neben dem Formular wird ein E-Mail-Kontakt hinterlegt, und die Seite kann idealerweise in die Datenschutzerklärung eingebunden werden, damit sie leicht auffindbar ist.
Sobald ein Formular ausgefüllt wird, erhalten alle Superadmins eine automatische Benachrichtigung. Die Anfrage kann einer zuständigen Person zugewiesen werden, die dann zwischen zwei Arten unterscheidet: Auskunftsersuchen oder Löschanfragen.
Bei einer Auskunft lassen sich alle personenbezogenen Daten inklusive Eigenschaften, Verbindungen und Aktivitäten als CSV oder JSON exportieren und an die anfragende Person senden.
Bei einer Löschanfrage wird der Kontakt sofort und vollständig aus HubSpot entfernt. Zusätzlich erhält die betroffene Person eine Bestätigungs-E-Mail, und auch intern kann die Löschung dokumentiert werden.
Damit niemand fremde Daten missbräuchlich anfordert oder löscht, ist ein Verifizierungsprozess integriert. Über eine Bestätigungs-E-Mail wird sichergestellt, dass nur die tatsächliche Besitzerin oder der tatsächliche Besitzer einer Adresse eine Anfrage durchführen kann. Damit bleibt der Prozess nicht nur einfach, sondern auch sicher.
Interessant ist, dass diese Funktion nicht nur zahlungspflichtigen Accounts vorbehalten ist. Auch Nutzerinnen und Nutzer der kostenlosen HubSpot-Version können den neuen Manager für Datenanfragen einsetzen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Anfragen auch manuell im System zu erfassen – zum Beispiel, wenn jemand per Telefon oder E-Mail einen Antrag stellt.
Mit dem neuen Tool zeigt sich, dass Datenschutz nicht zwangsläufig kompliziert sein muss. HubSpot schafft einen standardisierten, transparenten und benutzerfreundlichen Prozess, der sowohl Unternehmen als auch Kundinnen und Kunden Sicherheit gibt. Damit wird ein Thema, das oft als mühsam empfunden wird, zu einer gut handhabbaren Routine.
Seit 2024 leiten wir die offizielle HubSpot User Group in Wien. Wir treffen uns einmal im Monat persönlich und diskutieren ein spezielles HubSpot-Thema. Wenn Sie auch einmal teilnehmen möchten, können Sie sich unter nachstehendem Link einfach kostenlos anmelden: events.hubspot.com/wien
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