Im Podcast erläutern Sandra Simlinger und Michael Vaclav die Details dieses Updates. Hören Sie sich die Episode an und besuchen Sie www.brandreach.at/podcast, um stets über neue Folgen informiert zu bleiben. Diese Zusammenfassung des Transkripts wurde mithilfe von ChatGPT erstellt.
Die Erstellung von Angeboten gehört zum Alltag vieler Vertriebsorganisationen. Doch was, wenn dieser Prozess repetitiv, fehleranfällig und zeitaufwendig ist? Genau hier setzt die Angebotsautomatisierung in HubSpot an. In unserem aktuellen Podcast haben wir gemeinsam beleuchtet, wie man mit cleverem Einsatz von Workflows und Deal-Logiken den Prozess zur Angebotserstellung vollständig automatisieren kann – ganz ohne dabei an Flexibilität zu verlieren.
Normalerweise wird in HubSpot ein Angebot manuell über den Konfigurator erstellt. Felder ausfüllen, Umsatzsteuer auswählen, Signaturfelder setzen – all das kostet zwar nicht viel Zeit, summiert sich aber bei vielen Angeboten schnell. Ein Beispiel: Wer monatlich 100 Angebote erstellt, verbringt leicht mehrere Stunden mit diesen Routinetätigkeiten.
Noch kritischer: Bei jeder manuellen Erstellung besteht die Gefahr, dass kleine Fehler passieren – sei es bei der Umsatzsteuerbehandlung, bei der Auswahl des richtigen Kontakts oder beim Hinzufügen der richtigen Produkte.
Unser Ziel war es, die Angebotserstellung so zu gestalten, dass sie direkt durch eine Workflow-Aktion ausgelöst wird. Beispielsweise, sobald ein Deal eine bestimmte Phase erreicht, wird das Angebot automatisch generiert – mit allen relevanten Informationen.
Hierbei mussten wir einige Herausforderungen lösen:
Ein Angebot kann mit oder ohne digitale Signatur versehen werden. Wer unterschreibt? Bei mehreren Kontakten pro Deal nutzen wir Labels, um den Entscheidungsträger zu definieren. Nur der Kontakt mit dem Label „Entscheidungsträger“ wird dann im Signaturfeld berücksichtigt.
In manchen Fällen sind mehrere Unternehmen einem Deal zugeordnet. Um die Automatisierung robust zu gestalten, haben wir festgelegt: Ein Deal darf nur noch einem primären Unternehmen zugeordnet sein – das verhindert Verwirrung bei der Angebotsgenerierung.
Ein Unternehmen kann je nach Dealtyp oder Pipeline unterschiedliche Angebotslogiken benötigen. Kein Problem: Für jede Pipeline oder Dealkategorie lassen sich separate Workflow-Aktionen definieren. Damit ist volle Flexibilität gewährleistet.
Die Automatisierung lohnt sich besonders für Unternehmen mit hohem Angebotsvolumen. Ein Beispiel: Ein Verlag, der hunderte Kleinangebote pro Monat verschickt, profitiert enorm von einem automatisierten Prozess – vom Deal bis hin zum Versand. Durch standardisierte Inhalte und E-Mail-Templates lassen sich nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen sparen.
Eine weitere Option, bei der sich die Automatisierung von Angeboten bezahlt machen kann, ist, wenn der Erstellungsprozess für Angebote aufwendig ist, jedoch einer Logik folgt. Denn diese Logik kann im Code hinterlegt werden und dadurch sowohl die Fehleranfälligkeit als auch den zeitlichen Aufwand minimieren.
Wenn hingegen nur ein bis fünf Angebote im Monat erstellt werden, übersteigt der initiale Implementierungsaufwand möglicherweise den Nutzen. Doch wer auf Skalierung setzt, sollte über eine Automatisierung nachdenken.
Nicht unbedingt! Es gibt zwei Optionen:
Mit Operations Hub: Ermöglicht den Einsatz von Custom Code Actions direkt im HubSpot Workflow – bequem, effizient, aber mit Lizenzkosten verbunden.
Ohne Operations Hub: Über eine sogenannte Private App und einen externen Server (z. B. AWS Lambda) kann dieselbe Logik umgesetzt werden. Auch für Unternehmen ohne große Tech-Abteilung gibt es hier praktikable Lösungen.
Die Angebotsautomatisierung in HubSpot zeigt, wie man mit klaren Regeln, smarten Workflows und etwas technischer Unterstützung einen lästigen, wiederkehrenden Prozess verschlanken und professionalisieren kann. Sie ermöglicht nicht nur effizienteres Arbeiten, sondern reduziert auch Fehlerquellen und schafft Freiraum für wirklich wertschöpfende Aufgaben.
Seit 2024 leiten wir die offizielle HubSpot User Group in Wien. Wir treffen uns einmal im Monat persönlich und diskutieren ein spezielles HubSpot-Thema. Wenn Sie auch einmal vorbeikommen möchten, können Sie sich unter nachstehendem Link einfach kostenlos anmelden: events.hubspot.com/wien
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